董事会会议记录是法律文件，可供公众查阅，使其成为企业或其他类型组织的重要记录。它们越正式，它们在传播之前就被董事会批准就越重要。使用一些简单的最佳实践来记录和批准会议记录将有助于简化此过程并减少文书工作。
查看记录组织规定的会议记录的过程。许多人遵循罗伯特的订单规则，允许录音秘书使用并遵循模板记笔记并创建最后的会议记录。询问您何时以及是否应该包括发表评论或提问的董事会成员的姓名，或者您是否应该保护他们的隐私。例如，你可能需要写一下，“有人讨论过我们的竞争对手XYZ公司正在使用误导性广告并且应联系FTC，”而不是“Bob Smith说他相信我们的竞争对手XYZ公司正在使用应联系误导性广告和FTC。黛比琼斯和汉克约翰逊同意了。“
务必准确记录会议记录。要求董事会成员停止发言或主席在开始新的讨论之前等待，只要你在记笔记中落后。要求会员重复或澄清您未发现的任何信息。每当引入动议时，重复动议董事会成员，包括原始动议及其最终修订版本。无论动议是否被借调以及是否通过，都要这样做。记录任何投票的总数，而不是简单地说明投票通过。
如果这是您组织的程序，请将会议记录发送给董事会主席，执行董事或执行委员会，然后再将其发送给全体董事会。在您收到将会议记录发送给全体董事会的批准后，无论是否参加会议，以及是否将参加会议记录批准会议，都会将文件发送给每位董事会成员。尽早发送会议记录，以便董事会成员可以阅读，询问有关他们的问题，讨论研究主题并要求澄清。
在构成法定人数的下一次董事会会议上，让主席或任何董事会成员参加下一次会议，以便董事会批准会议记录。法定人数是采取正式行动所需的最低董事会成员人数。等待议案被借调，然后让会议领导人开始讨论。在讨论期间，如果需要对会议记录进行任何更改或更正，则需要提出动议，借调和通过。在讨论之后，或者如果没有讨论，让会议负责人调用问题，或者投票批准会议记录。
提示
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检查您的组织是否有关于董事会成员必须收到会议记录的日期的章程或其他规则。
