起草就业证书是一项共同的人力资源任务。但是，通过电话提供有关当前或过去员工的信息通常不是一个好主意。首先，您无法验证呼叫者的身份。另一方面，通过电话提供信息违反了大多数企业所拥有的隐私控制措施。更好的选择是要求员工提供书面授权，然后以书面形式提供就业信息。
为什么要获得就业证明？
部分根据当前或过去的工作和薪水做出决策的公司和个人需要一种方法来验证员工提供的信息。最常见的是银行和其他贷款机构，房主，人员配备机构和其他潜在雇主。贷款人和房主通常只需要核实就业状况和工资或工资。招聘公司可能会要求提供有关出勤，工作角色和职责的信息。您的验证政策将确定贵公司愿意提供的信息量。
标准与正式验证
您在就业证明中包含的信息通常取决于您是否正在创建标准证书或正式证书。两个版本都应使用官方公司信头，并包括签发验证的人的日期，头衔和签名。标准证书，例如房主可能要求的证书，通常包括雇员的姓名，就业状况，当前职称和基本年薪。向贷方发放的正式证书还可能包括员工的社会安全号码以及公证人员的公章或公章。
格式和风格
就业证明书没有标准布局。使用标准的8.5 x 11英寸纸张，将页面方向设置为横向和边距为0.5英寸，以使验证看起来更像传统证书。将方向设置为纵向，并使用标准的1英寸边距作为商业信函外观。将信头居中，其中应包括公司名称和联系信息，然后开始输入验证信息。您可以将证书格式化为表格，并在单独的双倍行间隔中输入每条信息。在左侧，输入“员工”，“当前职位”和“年收入”等标签。在右侧添加适当的信息。
交付选项
标准和正式证书的交付选项通常不同。对于标准的就业证书，大多数企业将邮件，传真或电子邮件发送给收件人。当正式证书包含社会安全号码时，大多数企业通过美国邮件发送信息。您还可以允许员工拿起并提供自己的证书。您是否通知员工您已交付证书取决于您的业务规模以及您获得此服务的请求数量。
