文档分发矩阵为您提供了可视参考，以确定如何与广泛的人员进行通信。这些矩阵在商业，学校和通过印刷或计算机化文件进行通信的任何其他组织中都很有用。计算机化的电子表格工具（如Excel，Numbers，1-2-3或Calc）是创建文档分发矩阵的最佳工具，但您可以使用任何可以创建表格的软件。如果您的组织很小，您可以手动绘制矩阵。
在电子表格程序中启动新工作簿或在文字处理程序中设置新表。电子表格程序可以处理比表格更多的数据，因此如果您有选项，请选择该格式。
从第二列开始，列出电子表格顶行中用于组织的每种文档类型。一般矩阵的文档类型可能包括日历，会议记录，收入报告和特殊公告。如果您的矩阵用于特定项目，请列出与项目相关的单个文档，而不是文档类别。例如，建筑项目文档矩阵可能列出诸如电气图纸，建筑图纸，立面图和特定许可证副本等项目。
从第二行开始，在电子表格左侧的第一列中列出您的业务或组织的所有成员。如果适用，将人员分为几类。例如，在小型业务矩阵中，类别可能是“管理”，所有管理人员按字母顺序列在类别标题下，“员工”按字母顺序排在下面，“客户”按字母顺序列出，“营销”全部按字母顺序列出列出您的外部营销联系人。
检查标题行和列以确保两个列表都已完成。如果它更容易查看矩阵，请将阴影添加到成员类别行，以便在接收文档的人员类型之间中断。
解决您的第一个文档列（大多数电子表格程序中的B列），并在单元格旁边的单元格中放置一个“e”，以便以电子方式接收该文档。在应该收到该文件纸质副本的任何人旁边的单元格中放置一个“p”。如果某人不应该收到该文件，请将其姓名旁边的单元格留空。如果您的需求更复杂，请修改符号以适合您的组织。例如，您可以键入“2份纸张副本”或“p-2”以指示多份副本。只要您组织中的每个人都理解符号，请使用适合您的任何方法。
对每列重复此过程，在列表中处理以标记纸张和电子副本。这样就完成了文档分发矩阵。
如果可能，从文档分发矩阵工作表创建超链接到您的联系信息数据库。这将允许您单击矩阵中的名称以打开该人员的联系信息，以便您轻松发送电子或纸质副本。检查电子表格程序的“帮助”文件，了解如何执行此操作。
提示
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您还可以使用文档分发矩阵来记录文档的存储位置。在这种情况下，请列出第一列中的文档和顶部的存储位置，例如“Web服务器”，“主办公室文件柜1”，“接收计算机”等。在文档标题行和存储位置列相交的单元格中放置一个“X”。
