公众对公司或代理机构的看法可能受到外部沟通的显着影响，而公司员工的工作满意度部分取决于其内部沟通。制定有效的信息或沟通活动首先要考虑几个因素。
回答主要问题
在一个人们每天都有成千上万条消息被淹没的世界里，他们的主要问题通常是“我为什么要关心？”或“我有什么用？”有效的沟通使得这个答案对读者或听众来说是清楚的。如果您是观众的成员并且确保您的材料提供这些详细信息，请问自己哪些信息对您最重要。在添加不太重要的信息之前，请在消息或材料开头强调优势。
简单化
保持沟通直截了当会增加其有效性的可能性。目标读写材料的六至八年级阅读水平。避免使用首字母缩略词，监管术语或术语。如果您在街上停下来的普通人不知道其含义，请删除单词。准备书面材料时，请保持句子简短，并用标题和图形分解副本。充满文字的页面对潜在读者不具吸引力。
方法
通过各种格式向客户和员工提供信息。新闻稿，短信和电子邮件可用于传达紧急信息，而新闻简报可能是对时间敏感度较低的内容的合适选择。网站对于与外部受众的沟通至关重要，而组织良好的内联网显示新闻内容和实用资源对员工非常有帮助。通过合并视频演示，您可以吸引视觉学习者，并提供新的视角或细节。与员工或公众举行会议提供了面对面的互动，可以建立可信度并使观众感到受到重视。
合时
应尽快传达客户需要了解的信息。当您的受众从媒体而不是直接从您的组织中学习信息时，您可能会认为您打算隐藏信息或者您并不真正关心您的受众。疾病控制中心在其危机沟通手册中指出，组织在与利益相关方沟通时可能犯的两个最严重的错误是提供的信息太少，太晚或者过于傲慢而不重视利益相关者。这些想法总结在一个代理口号中：“先行。是的。要可信。“
透明度和频率
员工和公众通常对公司和政府机构持怀疑态度，但您可以通过提高信息的透明度来建立信任。高管应该带着坏消息，并愿意表达他们对困难情况的遗憾。分享困难决策背后的推理也可以建立理解。
风险沟通专家兼企业顾问彼得·桑德曼（Peter Sandmann）表示：“当你透露破坏性信息时，你不需要透露，你就会因透明而获得声誉。” “人们开始注意到，当你做错事时，你这样说;因此，当你不这样说时，你没有做错任何事。“
当新闻不好时，客户和员工不应该只是听到您的消息。每月通讯或季度会议可以让员工了解公司的活动，而公司网站上的文章和选择加入的电子邮件可以让客户了解情况。
