薪资系统是您处理工资单的媒介，因此可以满足必要的联邦和州要求。具体而言，美国劳工部要求您按时及时正确地补偿员工;美国国税局需要联邦工资税扣缴;国家劳动部门要求您适用国家劳动法，国家税务机关要求国家工资税扣缴。在设计薪资系统时，请选择最适合您需求的系统。
评估您的工资单要求以确定适当的系统。手动系统需要手工处理工资单。它增加了出错的风险，因此只有在员工很少的情况下才能使用它。内部计算机化系统需要通过工资单软件进行处理。用它来简化工资单处理。外部系统要求将工资单职责外包给薪酬服务提供商。如果您想消除或显着减少工资单处理任务，请使用它。
如果是您选择的系统，请创建手动系统。在办公用品商店购买标准时间表，或使用电子表格或办公套件程序创建。从办公用品商店购买空白工资核算，或使用银行支票。使用打字机打印薪水或手写。
该系统要求您手动计算工资和扣除额。通过IRS Circular E了解联邦预扣税，税务申报和税务存款法律。请联系您所在州的税务机构了解州工资税指南。在发放薪水之前三次检查工资单。在保密区域提交工资单报告的硬拷贝。
如果是您选择的系统，请制作内部计算机化系统。购买最符合您需求的工资单软件。例如，小型企业可以使用QuickBooks，中型企业可以使用Ultimate Software，而较大的公司可以使用Mangrove。您可以让您的每小时员工打一个常规时钟，但计算机化的时钟系统（如Kronos）更有效率，因为它允许您将时间导入工资单软件。该软件计算工资和扣除额，支付直接存款，打印薪水和工资单，在系统中嵌入联邦和州预扣税表，并保存和打印工资单报告。
如果选择该路线，请创建外部系统。大多数工资单服务提供商要求您通过互联网上传工资单小时数，或通过传真或电子邮件发送。提供商处理您的工资单，并在每个发薪日发送薪资和工资报告。有些公司允许您在线访问他们的系统，这使您可以将报告和薪水打印到您自己的激光打印机。
在建立这个系统时，提供商应该让您签署一份双方同意的合同，详细说明其服务并列出其价格。出于直接存款目的，请向提供商提供您的银行帐户和路由号码。如果提供者将处理您的税务和福利事务，则应该让您签署一份授权书文件，以获得许可。
提示
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对于第三方造成的税务错误，您可能需要支付国税局的费用。因此，请务必仔细检查薪资服务提供商的工作。为工资核算系统创建流程图。该图表显示了根据所选系统从头到尾处理工资核算所涉及的任务。
