当您经营企业时，有时您必须对客户，供应商或员工说不。以专业的方式做到这一点有助于保持良好的关系。
专业的信件介绍
在公司信笺抬头或固定信件上撰写您的信件，并发送您组织中最合适人选的信件。如果有客户投诉编号，采购订单编号或要参考的帐户，请将其包含在您的通信中。
说明你的情况
带有积极的记录，例如感谢客户的要求，然后做到正确。例如，“感谢您的惠顾以及您最近关于XYZ型摄像机保修状态的信函。经过广泛的研究，我们发现我们无法按要求遵守您的摄像机保修。“
备份你的理由
给出拒绝客户请求的具体原因。例如，引用公司政策，审查案例的重点或以其他方式总结您的决定背后的内容。如有必要，请附上附件，例如合同副本，保修单或其他支持您职位的文书工作。例如，“正如您在附带的保修协议中看到的那样，此全面服务政策在所有权的前12个月内生效。根据我们的记录，你三年前买了你的相机，今天的索赔没有根据。“
提供妥协
在某些情况下，没有妥协的余地或延伸橄榄枝，但如果你想保持客户的业务，请提供某种让步来帮助减轻这种打击。例如，“我们希望为您购买新的摄像机提供25％的折扣”，或者，“附上，请找到一张50美元的礼品卡，可以兑换我们商店购买的任何电子产品。”
其他类型的拒绝
在经营业务的过程中，您可能必须拒绝与供应商签订的合同条款，拒绝员工休假时间或以其他方式向其他业务伙伴写专业信函。遵循上述相同的一般准则，根据具体情况定制信函。
提示
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合同拒绝： “感谢您有机会与ABC垃圾清除续签合同。由于您最近增加了费用，我们选择使用其他提供商的服务。“
员工要求： “由于年末库存，本周因所有员工的停电而被拒绝，因此您在12月最后一周的带薪休假请求被拒绝。
同事邀请函： “感谢您邀请在您的董事会任职。不幸的是，我有许多先前的专业承诺，阻止我在此时担任任何新角色。“
包起来
结束你的来信，表达对现有关系的感激之情，然后邀请进一步讨论此事。例如，“谢谢您的业务。如果您有任何疑问或希望进一步讨论此事，请随时直接与我联系。“
