如今，许多企业和州政府机构已将费用帐户替换为报销计划。此报销计划可防止员工使用公司或州费用帐户，原因不是核准支出。但是，您可能会发现难以跟踪收据上的项目;有时，个人开支与业务开支混在一起，您有责任报告问题，并且只接受您对公务所欠的报销。如果发生这种情况，您将被要求写一封信来解释收据并澄清哪些费用需要报销。
键入日期开始写信。略过一行，在单独的行中键入联系人的姓名和职位，公司名称和公司地址。跳过另一个行空格并输入“亲爱的女士/姓（姓））”，然后输入冒号。
找出自己并立即解释你的信的目的。例如，“我的名字是来自会计部门的Jill Harrison，我写信是为了解释我最近与阿克伦商务相关的旅行中的收据，以澄清我应该报销哪些项目以及哪些是我不需要的个人费用。报销“。
详细说明应在编号清单中报销的费用，并参考相应的收据和收据日期，以协助处理报销的人员。如果您的组织以每日津贴为基础，每天只为您分配食物，住宿或其他物品的特定金额，则每天分摊费用，以便处理者可以查看您是否保持在每日津贴金额之下。
列出作为您个人开支的收据上显示的费用。您无需解释这些是什么，只需声明这是您的个人收费。同时给出这些费用。您的企业或组织也可能会要求您从报销金额中删除与这些个人物品相关的相关税费。
提供您应该报销的总额，以及您拒绝报销的总额。这两个数字应该与收据上的总金额相加。给你要求报销的美元金额和你拒绝偿还的金额;组织通常要求您出于法律原因将这些陈述用清晰的语言表达。
感谢处理器他或她的时间，并为不得不排序收据的不便表示道歉。提供您的工作电话号码和电子邮件地址，以防他或她对收据上的收费有任何疑问。
键入“Sincerely”关闭该字母，并跳过三行空格。输入您的全名和标题。在公司信头上打印信件，并在键入的名称上方签名。复制信件和收据，并保留它们以供记录。将信件邮寄给将处理报销的联系人。
