会计员工处理大量文书工作，没有备案系统，办公室很快就会变得一团糟。会计部门通常会有许多文件柜，包括锁定文件柜，以保护工资单和其他机密信息。应限制对财务文件和数据的访问 - 办公室不应位于公共场所。在会计办公室实施备案系统会带来一些挑战，但可以成功完成并提高部门的效率。
设置两种文件。一个文件柜或抽屉用于日常文件，通常在年底之后存放。这些文件包括您的大部分费用和收入项目。第二类文件涉及需要随时间访问的永久或长期项目的存储。例如，政策和程序，合同，固定资产，保险单和其他文件的文件在年底之后无法拖走。
按类型归档文档。费用与工资单和其他会计领域分开提交。不要混搭。如果某些交易属于多个区域（例如费用和固定资产），请复制文书并将文档放在两个文件上。费用可以按供应商名称的字母顺序归档，而固定资产文件可以按购买日期分类。根据您的业务，收入备份是在收到日期或存款日期之前提交的，以便日后进行银行对账。
在文件中使用不同的颜色。例如，您可以将所有费用存入红色文件夹，绿色收入和黄色文件夹中的合同。如果您正在寻找收入项目，请直接进入绿色文件夹，节省时间和精力。如果您看到一个红色文件，您可以将其移动到正确的文件柜，没有任何问题或延迟。颜色协调使归档变得容易。
提示
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建立一个热门文件，您可以放置需要立即关注的项目并将其保存在桌面上。
