如何引用商业信函中的附件

商业信函可能包括在信函内恢复信息的附件，或提供其他详细信息以便更好地理解。术语附件通常与术语外壳互换。尽管它们有相似之处，但它们不是同一个东西。了解两者之间的差异以及如何在商业信函中引用它们将使外观更加专业，甚至可以为您提供竞争优势。

提示

首先，确保您了解附件和机箱之间的区别。虽然两者都允许您提供更多信息和其他资源，但它们代表了不同的东西。

顾名思义，附件是附在信件上的文件或文件。它被认为是信件的一部分，因为它突出了关键点，提供更多信息或支持您的陈述。写信时，请参阅随附的文件。例如，您可以附上合同并在信中提及它以及相关信息。

另一方面，外壳是单独的文件。例如，如果您要向潜在的新合作伙伴发送商业信函，您可以附上小册子，市场研究或比较图表。没有必要在信中参考这个文件。这个选择由你。

在引用文本中其他文档的信息时，请在邮件或电子邮件通信中使用括号。请注意括号内的附加文件或文档名称。假设一封信是指电话投诉，则引用将包括投诉文件的名称，例如:(附上：客户服务期刊，1/5/2017）。

文本引文会在信函内容中添加其他信息。引用可能涉及电子表格数据，成绩单或其他字母。使用描述文档的易于阅读的文件名。如果打印文档，则以相同的方式标题。分配附有字母的附件也是可以接受的，例如“附件A”。

除了使用附件的文本引用外，还要提醒读者在信件末尾附件。在左下角的签名名称下，键入“附件”。列出字母末尾所有附件的名称是可选的，但这是一种很好的做法，特别是如果有很多附件。这将使接收者更好地了解期望什么以及他或她最需要哪些文件。

实际文本中并未经常提及外壳，但这不是一个严格的规则。如果在商业信函或备忘录中引用了附件，请使用与附件相同的方法。机箱的示例包括简历或应用程序。这些文件在签名者印刷名称的左下角边缘的字母末尾引用。

对一个机箱使用“机箱”，对多个机箱使用“机箱”。添加所包含项目的总数也是可以接受的，例如Enclosures：4。如果文件中引用了文件但实际上没有附上，请注意“没有外壳”。