发票系统是企业应收账款的核心。发票是根据销售的产品或服务准备的。发票中的数据对应于销售日记帐，客户的帐户记录，应收帐款余额和现金帐户日记帐以及其他业务记录。
电子和手动
用于开发票的软件系统要求小型企业在打印发票之前输入初始数据。每个系统都需要不同的变量，并会提示用户需要什么。然后，系统将电子数据集成到应收账款中。相比之下，在建立手动系统时，小企业主或簿记员决定需要什么，并将其作为会计系统的一部分进行相应的制定。无论小企业是提供服务还是销售产品，设置发票系统的初步步骤之一是确定除了诸如联系信息之类的基础之外还要包括在发票上的内容。
编号系统
每张发票应包含基于销售时间顺序或客户编号的唯一识别号。无论小企业主选择哪种方式，这些唯一的数字都可以用来引用未来的特定发票。
发票机构
在发票的描述部分下，簿记员将要添加逐项信息，以便客户准确知道发票文件的内容。例如，简单地声明“服务电话”的服务发票对于客户或小型企业来说太模糊，以供以后参考。但是，如果描述中提到更具体的内容，例如“更换过滤器;清洁风扇;测试点火”，则客户和服务提供商都知道所执行的工作。如果按服务或按小时收费，则此详细信息应包含在说明中。发票用于产品时，包括每个单位的数量和价格。此信息与销售日记中的条目相对应。
信用条款
确定将提供客户的信用条件，并将其包含在发票上。例如，如果预计会立即付款，则发票上应标有“收到时应付净额”。在销售过程中，如果客户被告知他将有30天的付款时间，请在发票上将其作为截止日期。
将所有这些结合在一起
如果发票系统适合会计流程中的适当位置，则完成发票系统。在准备好发票后，是时候收取应收账款了。每张发票的一份副本邮寄给客户，业务保留一份。发票金额将过帐到销售日记帐中的客户帐户。收到付款后，金额将从销售日记帐中的客户帐户中扣除，并添加到业务的现金帐户中。在月末，小企业主可以查看帐户以记录任何未完成的发票以及需要跟进以寻求付款，例如发送标记为“逾期”的发票的第二份副本。
