通过与组织一样多的政策声明，这些声明阐明了意图，描述了公司管理政策的方式并定义了其详细信息。政策声明用于保护组织免受可能导致未经授权的行为或诉讼的误解。每个政策声明应包括其目的，术语定义，声明本身以及实施它的步骤。
政策目的
政策声明的第一部分阐述了其目的。一个组织可以有许多政策声明。例如，在人力资源方面，一份政策声明可能涵盖公司对适当着装的态度，因为公司希望向客户投射某种形象。另一份人力资源政策声明可能会详细说明公司的员工差旅政策。它可能包含公司支付的费用以及不支付的费用。在同一家公司，营销部门的政策声明可能会描述公司关于图形艺术和摄影订购的政策。
术语定义
政策声明的第二部分提供了关键词的定义或政策中术语的解释。在此之后，该政策可能包括该政策适用的人员名单，公司内负责监督政策遵守情况的人员以及在出现分歧时如何以及向谁提出上诉。使用内部公司策略，您经常可以在策略的第三部分之后找到管理策略的过程或步骤。
政策声明
政策声明的第三部分描述了整个政策，公司如何应用它，谁或什么不受政策声明的规定，误解和违规的补救方式，以及政策保留的时间。影响。例如，通过在员工手册中使用政策声明，公司可以通过明确详细说明在特定情况下对员工的期望来避免员工之间的混淆。
政策职能
政策声明也可以作为守门人。例如，如果一个人希望将他的办公室描绘成橙色，那么定义公司标志颜色作为标准办公室颜色的政策声明允许他的主管通过简单地移交定义此政策声明的政策声明的副本来避免令人讨厌的对抗。明确的政策声明可以减少冲突的风险，并消除不公平选择性应用规则的机会。
政策程序
除了公司员工手册之外，各个部门可能有自己的政策声明，反映遵守规则或法律要求。在出售股票的公司的会计部门，会计部门在编制财务报表进行公开审查时，必须遵守政府制定的公认会计原则。确保会计人员遵守这些规则和法律的一种方法是一套政策声明，描述部门遵守这些规则的方式。
