人事档案所需的文件

作为雇主，您需要了解州和联邦法律，这些法律规定了人事档案中应保留的信息类型。一些必需的人事文件包括员工的个人联系信息，工作状态，工资单信息和绩效信息。

就业信息

人事档案中的就业信息通常以就业申请或新雇用文书的形式出现。该文件还可能包括发送给员工的就业录取通知书的副本以及员工签署的收据，确认他收到了公司员工手册的副本。虽然员工的人事档案必须包括出于受益目的的出生日期，但获取此信息以用于确定是否雇用该个人是非法的。

工作状态是证明员工能够在美国工作的法律文件。作为工作状态的证明，员工人事档案必须包含员工社会保障卡的副本。如果雇员不是美国公民，则应填写完整的I-9表格（相当于W-4表格的非美国公民），应包括雇员护照的复印件和雇员工作签证的复印件。在员工的人事档案中。

人事档案的另一个主要组成部分与工资单有关。雇主必须保留最新的联邦W-4税表。与W-4表格一起，人事档案还可以包含员工工作的支付期间的时间表。如果雇员从他的工资中合法地获得任何金钱，法院命令或规定的副本也必须在人事档案中。

绩效评估是员工人事档案的另一个组成部分。这些可以包括员工的主管或经理撰写的员工职业目标和绩效评估的副本。如果合适，人事档案还包含员工在公司任职期间收到的任何谴责或警告。

如果您经营业务的州有州税，那么您需要维持W-4表格以预扣税。与联邦W-4税表类似，州状表应保持最新状态并保存在员工人事档案中，作为从员工薪水中适当扣除的备份记录，以及美国国税局或州税务局。