称呼是一封信中的问候。这是你如何解决收件人的问题，它为邮件中的其他内容设定了基调。在这些日子里，大多数通信是通过电子邮件完成的。但是，邮件仍然在某些行业和特定类型的商业文档中使用。在任何一种情况下，重要的是使用正确的称呼来表明信件的接受者，并在通信开始时与他联系。
提示
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商业信函的正确称呼取决于文件的基调，无论是印刷品还是电子邮件，以及正在传递的信息的性质。
如何选择商务信函问候
决定在商务信函中使用哪种称呼取决于几个因素。首先，弄清楚你正在讨论的事情的性质。它需要正式的语气还是非正式的语气？例如，在公司申请工作是一项正式的商业交易，需要一封带有正式称呼的商业信函。另一方面，通过电子邮件向同事发送关于何时见面的午餐并不需要正式的称呼。同样地，与您经常与之合作的合作伙伴交谈时，与您之前未与之交谈过的客户谈话可能需要更正式的语气。
在决定使用称呼时要考虑的另一个因素是整个信息的基调。称呼是收件人阅读的商业信函的第一部分，因此它基本上为整个信息设定了基调。根据您想要传达的语气，仔细选择您的称呼。此外，您使用的称呼将取决于您了解和不了解收件人的内容。无论你是否知道这个人的姓名，性别，职业和证书，都会在选择称呼方面发挥作用。
考虑商业信函的格式
您使用的称呼也可能取决于您的信件格式。例如，您是通过邮寄或电子邮件发送邮件可能会影响您选择的问候类型。此外，这封信的类型也将决定你使用的称呼。例如，通过邮件发送的商业提案介绍信可能比通过电子邮件发送到内部列表的公司范围的备忘录更正式的问候。您还需要考虑是将您的商业信函发送给一个人还是多个人，因为这会影响您选择的问候语。
商业信函的接收者
在您开始撰写商业信函之前，请找出您发送邮件的对象。如果您正在写一个人，那么用正确的拼写知道他的全名是很重要的。如果收件人具有像Alex或Pat这样的性别中立名称，则呼叫该组织并查找性别可能会为您节省潜在的尴尬。如果您不了解此人的性别，那么您可以在问候语中删除礼貌用品。
如果您的商业信函是对收件人已发送的邮件的回应，请注意他们如何签名。如果他们的全名是Cassandra并且他们签署了他们的信“Cass”，那么你可能倾向于将她称为“Cass”。这取决于您的关系的性质和您正在撰写的文档。在没有被邀请的情况下，不要缩短某人的名字。
使用针对性别的标题
在某些情况下，您可以选择使用针对性别的标题作为问候语的一部分。 “先生”用于男人，先于他的姓氏 - “先生史密斯，“例如。对于已婚女性，请在姓氏前使用“Mrs.”。对于未婚女性，您可以使用“小姐”。在不知道自己婚姻状况的情况下写信给女性时，您可以使用“女士”，如“史密斯女士”。
在决定使用针对性别的标题之前，请考虑您的语言是否具有包容性。有些人可能不认为是男性或女性，或者可能认为是异性。如果您不了解或不确定情况，您可以选择完全在您的通信中省略性别特定语言。
正式致敬
商业中最常见的正式称呼是“亲爱的。”你可以通过多种方式使用这种称呼：
- 亲爱的史密斯先生
- 亲爱的约翰/简
- 亲爱的女士/女士们。工匠
- 亲爱的约翰史密斯
您如何处理收件人的姓名取决于商务信函的正式性以及您与她的关系。 “亲爱的”可以用于印刷和电子邮件商业信函，也可以称赞“To。”“Hello”是另一种正式的称呼。但是，这通常用于电子邮件而不是邮件。
非正式的称呼
可以在商业环境中使用不太正式的问候语。但是，它们是否可以接受将取决于组织的文化，信件的接收者和信息的性质。
在没有正式等级制度的组织或只有少数相互了解的员工的小企业中，可能不需要正式的称呼。通常，在与您熟悉的同事或合作伙伴进行内部通信时，使用“Hi John”或“Hey Jane”是可以接受的，尤其是在通过电子邮件进行通信时。
请注意，即使组织的文化是非正式的，也可能存在需要正式称呼的情况，例如与新客户或利益相关者交谈或申请工作时。
对未知收件人的称呼
有时在写商业信函时，您可能不知道收件人的姓名。在这种情况下，请尝试提前致电组织，以了解谁可能正在查看您的商业信函，并相应地处理您的说明。您还可以查看公司的网站，看看您是否能够找到这些信息。如果您无法找到收件人的姓名，您可以使用通用称呼来处理您的商业信函，例如：
- 亲爱的先生或女士
- 敬启者
- 致招聘经理
对多个收件人的称呼
在处理商业信函的多个收件人时，请定制称呼以包括多个名称，例如写“亲爱的简和约翰”或“给史密斯先生和夫人。”如果要列出的名称超过两个，您可以选择完全放弃名称并使用通用问候语，例如：
- 亲爱的团队
- 大家好
- 致人力资源部
- 亲爱的蓝天公司
特定标题指南
一个人的职业或教育可能要求您在商务问候中以某种方式解决这些问题，具体取决于信件的正式性。一般来说，这适用于神职人员，医疗专业人员，学者，军事人员和民选官员。
例如，如果您正在写一个拥有医学学位的人，请在他的姓氏之前使用“Dr.”，如“Dr.史密斯。“在给教授，法官，拉比，阿ima或牧师写信时，请在他的姓氏之前写出完整的标题，如”亲爱的牧师史密斯。“在写给军人时，最好使用他们的全名和问候中的姓氏，如“亲爱的史密斯中将”或“你好史密斯船长”。
在商业信函中格式化称呼
格式化字母时，您可以在问候后添加冒号或逗号。冒号是更正式的选择，而逗号则用于非正式通信。你的信的第一段从下一行的称呼开始，例如：
亲爱的约翰，
第一段
