文书工作是开展业务的一部分，雇用新员工的过程也不例外。有些文件必须由新员工填写，例如预扣税表格和直接存款文件。所有必要的表格以及任何公司特定的文书工作应由员工填写并及时处理，最好是在员工的第一天处理。
新员工文书工作
新员工应填写一份工作申请表 - 如果他们还没有填写 - 列出他们的完整地址，联系电话，紧急联系信息，参考资料和所有以前的工作经验，以及同意进行背景检查和药物同意测试。大多数员工在面试和招聘过程中完成申请并签署同意书，但如果没有，人力资源将需要为员工人事档案填写和处理此信息。
政府表格
美国政府要求为每位新员工填写几种表格。表格I-9验证每个雇用的个人的身份，以及他是否有合法资格在美国工作。该表格必须在雇用第一天之前完成并签署，并由雇主保留，并附上雇员的社会保障卡副本。 W-4表格详细说明了员工的联邦所得税扣缴额度。如果员工的扣缴津贴在年内发生变化，员工必须填写新的W-4表格。
州新员工表
联邦法律要求所有雇主在雇用日期后的20天内向每个新雇员报告美国儿童抚养执法办公室。该州机构确定员工是否欠了子女抚养费。可以使用表格W-4的副本或列出相同信息的公司表格来报告新员工。表格可以通过电子方式或邮寄方式提交给员工工作所在州的新员工目录。
直接存款表格
应填写直接存款表并转入会计部门。员工需要列出她的姓名，地址和银行帐号，并附上空白无效支票，以便直接存入她的工资单。
收到员工手册/手册
如果适用，应向新员工提供公司手册和安全手册的副本。每位员工都应签署一份确认收到的文件并签署日期，并遵守手册中规定的规则。这些表格很重要，因为公司手册规定了所有公司规则，包括毒品和酒精政策，性骚扰政策，员工行为准则，不披露和不竞争条款以及其他相关公司信息。
