即使在即时通讯技术的这一天，仍然会写出正式的商业信函。个人或企业可能选择写信而不是发送电子邮件或传真有多种原因。发送商务信函时，必须正确编写三个主要部分 - 开头，中间和结尾。
开始
信件的开头包含与信件信息无直接关系的信息。日期显示在顶部。接下来输入发件人和收件人的地址;但是，如果发件人的地址出现在信件的页眉或页脚中，则不需要输入。接下来是参考线 - 被视为“RE：” - 这是与字母消息相关的字母开头部分。它用一到八个字总结了这个消息。在那之后，必须有一个问候或致敬信给谁。它通常采用“亲爱的先生：”或“可能引起关注的人：”的形式，在称呼之后用冒号;个人信件在称呼后使用逗号，但商业信函总是使用冒号。
中间
这封信的中间通常被称为信的正文。它包含基本消息。第一句应该介绍正在处理的主题。接下来是细节和考虑因素。最后，有一个结论。这封信的正文应该简明扼要。发件人和收件人之间的个人物品或问题不应作为商务信函的一部分。
结束
一封信的一些基本要素构成了它的结尾。最后的称呼，例如“真诚”或“最诚挚的问候”，是恰当的。在此之下，您打印发件人的名称。将发件人的标题包含在与名称相同的行或其正下方。在结束称呼和发件人姓名之间留出大约两英寸的空间;这个空间是发件人的签名。如果发件人有人打字并准备信件，则可以在发件人的姓名和头衔下承认该人。有几种方法可以做到这一点。最常见的方法是以大写字母键入发送者的首字母，键入斜杠（/）并键入preparer的首字母（例如，ABC / def）。附件应在信函末尾注明。键入“Enclosure（3）”一词，其中3表示邮件中包含的附件数。
邮寄信件
这封信整齐地折叠起来，完全适合商务大小的信封。外壳没有钉在字母上。商务信函将收件人的姓名键入信封而不是手写。许多企业都有预先印制的信封，设计有公司徽标和地址。这些是最专业的。较小的企业可能会使用贴上预先印制的地址标签。这些是可接受的，类型返回地址也是可以接受的。手写不被认为是专业的，应该避免。
