如何办公室备案

企业每年可能处理数百或数千个文件。组织消除了在寻找重要事物时所获得的那种烦躁，强调的感觉。正确的归档系统可以帮助您的业务更顺畅，更有效地运行。

你需要的物品

分析您的文件。最好按客户姓氏，按项目或按时间顺序对它们进行排序？选择搜索文件时将使用的特征。

清楚地标记文件。将较小的文件分成挂起文件夹中的类别。例如，“2008年7月”可以有自己标记的挂起文件夹，您可以将该月份的所有合同或文件夹插入挂起文件夹。

将文件分隔到不同的文件柜中。有一个用于管理文件的文件柜，例如订购用品，工资单信息和简历;另一个客户档案柜，包括已完成的合同，付款和项目信息;以及您的业务需要的任何其他类型。清楚标记机柜。

在将您的文件系统提交给您的同事之前对其进行测试。确保你能够轻松找到所有东西，并且你组织事物的方式是有道理的。如果您按时间顺序组织了所有内容，但测试按字母顺序显示更有意义，请更改您的系统。

召开简短会议并解释备案系统。确保每个人都了解系统的工作原理以及遵循系统的重要性。

决定谁将提交申请。您可以将申请委托给一个人，或让每个工人自己填写申请。员工可能在他们的办公室有一个文件柜，但您仍然需要一个中央文件系统，最好是一个负责人。

每天提交重要文件。常规文件可以帮助您保持井井有条，并使文件不再成为一项比任务更大的任务。在每个办公室使用归档托盘，并确保托盘在每个工作日结束时清空。