通常，当组织寻求项目的外部帮助时，它会发出RFP或提案请求。承包商然后回应RFP，概述他们如何帮助项目以及为什么他们的公司或团队是这项工作的最佳选择。为了获得最完整的回复并做出正确的选择，RFP必须包含一些基本信息。
RFP必须始终以发布请求的组织的介绍和概述开始，以及需要帮助的问题或项目。引言通常不超过一两段，还必须包括项目的截止日期和拟议预算。包括这些信息有助于公司决定是否回应RFP。
项目细节
RFP的第二部分必须提供有关特定项目或计划的详细信息。提供有关项目目的和结构的详细信息，以及有关项目团队，地点，时间表和状态的详细信息。这些信息有助于受访者了解项目的背景;然后，他们可以根据请求组织的需求定制他们的响应。
服务范围
RFP必须详细说明您从外部公司寻找的服务。这个服务范围可能是RFP中最重要的部分，因为响应公司将非常谨慎地制定满足您所有需求的提案。虽然您必须包含对完成项目至关重要的特定任务，但所需的服务列表必须相当一般，因为每个响应公司都有自己的项目方法。允许外部公司详细说明他们的想法和流程可以帮助您对最佳公司做出更明智的决策。
预算
虽然一些发布RFP的公司不愿意包含预算信息，但如果您有严格的预算，则将其包含在RFP中。 RFP必须包括一个部分，要求公司详细说明他们计划如何使用预算，以及他们的计费和付款要求和程序的细分。还包括有关您授予的合同类型和合同期限的信息。
资格
当您选择外部公司与您的公司合作时，您需要能够负担得起的最佳，最合格的公司。 RFP必须包括一个部分，响应公司可以详细说明他们的工作资格。如果您正在寻找特定的经验，那么请受访者详细说明他们在该领域的技能和经验。此外，请求参考，无论是作为整体公司还是针对个别团队成员。
评估和提交
RFP必须包括评估标准的细分和提交提案的方向。要明确和具体，指明截止日期的日期和时间，以及您将收到提案的具体地址。如果有可能导致立即取消资格的情况，那么也包括那些。
