商业信函为未来的互动奠定了基调。当潜在客户收到商业信函时，他会立即形成对作者及其组织的印象。如果这封信过于随意，作者可能会显得虚伪或不专业。写作过于正式可能会威胁或疏远读者。一份组织良好，写得很好的信将给人留下积极的第一印象。
组织良好
每封商业信函都涉及特定目的或任务。它可以是信息请求，对查询的回复或提交提案。第一段说明了这封信的目的。它回答了记者的问题：谁，什么，何时，何地以及为什么。其余段落支持此目的的不同点 - 资格，属性，功能。最后一段重申了这一目的，并清楚地概述了作者的期望。作者使用适当的过渡短语来确保字母的所有部分顺利流动。
简洁明了
一封好的商业信函以清晰简洁的方式提供所有相关信息。作者使用适当的语气和语言。他保持词汇量简单，避免使用技术或抽象语言给读者留下深刻印象。他改变了句子的长度，远离冗长粗暴的句子，过多的细节。但是，他并不局限于短暂而不稳定的句子。只要有可能，他就会使用主动语态而不是被动语态。
结构良好
每封商业信函都遵循公司的格式和字体要求。在块格式中，除了段落之间的双倍空格外，整个字母左对齐且单行间隔。修改后的块格式遵循块样式，但将日期和结束定位在中心。大多数商务信函包括日期，内部地址，称呼，主题行，免费关闭，签名和附件。如果字母短于或长于平均值，则作者对垂直间距进行必要的调整。
无错误
在发出任何信件之前，作者大声读出初稿。这是检查听起来笨拙或不自然的语言的绝佳方法。他使用字典和写作样式来检查所有拼写，语法和标点符号。或者，他可以使用他的文字处理程序的拼写和语法检查功能。他仔细检查收件人的姓名，职务和地址。
