大多数不受政策和程序指导的业务职能变得混乱和混乱。记录保留不是业务中最令人兴奋的方面之一，但它是最重要的方面之一。有组织的文档存储系统可以消除无用的记录，并在审计时保护业务。知道何时保留它以及何时抛弃它是开发成功的业务运营的关键步骤。
普遍保留计划表
所有公司都应该建立一个保留所有部门通用记录的系统。在存储记录时，它使每个人都在同一页面上。研究您的业务和运营部门的法律和法规。例如，律师事务所可能与小型杂货店有不同的要求。如有必要，请咨询律师以创建此系统。根据职能和部门对计划进行索引。制定计划并分配分类代码。
记录库存
记录清单是管理保留的关键步骤。这是您组织内所有记录，电子和纸张的准确列表。列表应详细说明每条记录的标题，例如“总帐”，以及文档的位置。此外，还包括记录分类。这将是基于公司计划的保留基准。例如，撰写电子表格;第一列是标题，“应付账款账龄报告。”第二列标题是分类，“应付账款”。第三列可能是一个部门，“会计。”电子表格的其余部分可能需要该位置， “East Storage Room，Cabinet Four”和保留代码“Schedule A”。
文件评估
评估过程需要对公司范围内的现场记录进行分析，以消除超过保留期的文档。这种形式的房屋清洁消除了过多记录的累积。利用记录库存清单，销毁过期的文档。完成后，查看所有存储并更新库存清单。在此期间，检查法律以识别自上次审核以来所实施的任何变更。每年，每季度或每月安排评估。
