在20世纪80年代和90年代，只有中型和大型公司才能负担得起昂贵的人力资源信息系统（HRIS）。这些程序需要大型计算机和高技能程序员来操作和维护它们。如今，几乎所有公司都不仅能够负担得起人力资源信息系统。即使是员工少于10人的公司也可以购买可以安装在台式计算机上的基本HRIS程序，以自动化基本的人力资源流程。
什么是HRIS？
从本质上讲，HRIS是一个数据库或共享信息的数据库组合。例如，雇员雇用数据库捕获与工作申请相关的所有信息。当企业雇用新员工时，该人员的基本人口统计信息将与其他HRIS模块共享，以便人力资源工作人员无需重新输入数据。
自动化和简化流程
HRIS有三个基本组成部分 - 员工信息，工资单和福利。这些代表了组织人力资源部门的核心业务功能。 HRIS有助于自动化和简化这些流程，从而使人力资源部门工作人员能够完成项目工作并解决问题。例如，员工使用识别号码或“刷卡”员工身份证，每天早上检查一个自动将数据传输到HRIS的电子时钟。这消除了工资单员工从纸质时间卡手动输入员工工作时间到工资单系统的需要。
工作申请流程是HRIS如何降低成本的又一个很好的例子。在许多公司中，候选人通过互联网申请工作。这意味着人力资源工作人员不再需要对相应部门进行物理处理，分类和转发应用程序。
报告和决策支持
由于基本的人力资源流程是自动化的，所有必要的信息都存储在连接的数据库中，因此HRIS简化了报告和管理决策支持活动。大多数系统包括各种标准人力资源报告，可用于管理业务和未来计划，例如按工资期和年初至今的薪酬，福利登记以及员工的时间和出勤率。许多人力资源系统将允许用户开发临时报告，以便分析具体问题或确定趋势，以帮助管理战略规划。
法律合规支持
这些系统生成州和联邦机构要求的报告和文件，例如W-2工资和税收声明，平等就业机会委员会EEO-1雇主详细信息和摘要报告，以及劳工部疾病和伤害报告（OSHA 301）报告）。
HRIS可以通过将协议的要求纳入日常运营来帮助企业达成协商劳动协议，例如追踪晋升，裁员和加薪的资历。信息技术还有助于人力资源部门监控员工的申诉和绩效问题。
HRIS链接
根据系统的复杂程度，HRIS计划将允许数据共享和与其他基本业务系统的集成，例如财务和供应链管理。此外，一些系统可以为其健康保险公司和退休基金管理人提供网络链接。这使雇主和保险公司或基金管理人员可以快速，轻松地分享员工信息。
HRIS还将公司的人力资源部门与其经理和员工联系起来。使用内联网 - 由公司拥有和运营的安全私人计算机网络 - 员工可以输入他们的工作时间，参加福利计划或继续教育课程，并接收人力资源部门的通信。
