信件是传达个人和商业情绪的重要手段。但是，私人信件与商业信函有很大不同。为了在公司交易过程中展示正确的商务礼仪，您应该认识到这些差异，并努力不要混合字母样式。这将帮助您看起来对员工，客户，股东和投资者都很专业。
格式
商业信函和个人信件的格式有很大不同。通过一些微小的变化，商业信函通常有1英寸的利润。它们也具有单个间距，仅在段落和介绍性数据行之间具有双倍间距（例如，日期，主题）。这封信是左对齐的，没有段落缩进。商业信函也总是打字。相比之下，个人信件几乎可以有任何格式。由作者决定他希望如何出现个人信件。传统上一封私人信件是手写的，但随着技术的进步，许多人在他们的计算机上输入个人信件，因为打字比手动打字更快。
内容
在商业信函中，内容总是以客观为导向 - 也就是说，信件的目的是透明的。通过个人信件，内容可以涵盖许多不同的主题，并且更多地强调将过去的事件和情绪与解决问题相关联。个人信件可以更蜿蜒。个人信件可能涉及某些商业或财务问题，但商业信函从不讨论个人问题，除非这些问题直接影响业务。
语言和标点符号
商业信函使用比个人信件更正式的语言。作家特别注意单词选择，因为单词选择可以在法律问题上产生巨大的差异。致敬和关闭是有礼貌的，并提到适当的头衔（例如，主席爱德华兹，尼曼小姐）。冒号在商务信函中的使用比个人信件更多，特别是在称呼和介绍性数据行标签之后（例如RE：，DATE:)。个人信件可以使用任何语言，包括俚语和非商业缩写，如ttyl（稍后与您交谈）或顺便说一下（顺便说一下）。这样做的好处是作家的个性真正得到了体现。商业信件往往会失去作者真正的“声音”。个人信件使用标准的标点符号规则，但由于它们是非正式的，因此作者经常忽略一些基本的标点符号和大写标准。
为什么要区别对待？
人们将个人信件与商业信函分开的主要原因是，编写商业信函的标准方法可以提高商业运作的效率。例如，商人知道他们很快就可以从主题行确定商业信函的目的。效率可以转化为收入。区别的另一个原因是使用专业格式表明信中的任何内容都很重要。第三，专业人士期望使用商业信函格式。如果您不遵守公司的业务形式，您可能会遇到准备不足或缺乏经验的情况。
