许多压榨包最终直接进入回收箱。其中一些软件包不会引起读者的兴趣，但其他软件包的组合很差。正确格式化新闻包将增加信息发布的机会。通过电子邮件发送包裹也增加了打印信息的可能性 - 不仅可以快速获取信息，还可以轻松复制材料。
确定发送新闻工具包的目标，然后研究有助于实现这些目标的新闻机构。编辑只有很少的额外时间，所以不要浪费它。俄亥俄州的一篇小报仅发表当地新闻，对加利福尼亚州的一个活动的新闻资料不感兴趣。一个专注于财务的新闻台对有关摇滚音乐会的新闻资料不感兴趣。确定正确的媒体插件后，如果可能，请通过搜索Internet或致电组织来查找编辑器的电子邮件地址和名称。如果编辑的电子邮件不可用，则可以使用一般公司电子邮件。不仅要熟悉媒体渠道，还要熟悉媒体渠道的风格。新闻工具包越接近媒体组织的风格越好。
写一封关于您在电子邮件主题行中发送内容的简短声明（3到10个单词）。如果可能的话，尝试说明为什么特定媒体机会对这些信息感兴趣。例如，如果将工具包发送到本地聚焦的纸张，请在主题行中包含事件或业务的位置。
立即在电子邮件正文中说明这一点，如果可能的话，将该要点与媒体渠道的风格和兴趣联系起来。您在电子邮件正文中包含的内容将根据新闻资料包中的内容而有所不同。如果媒体工具包只是一个新闻稿，请在电子邮件正文中包含该版本的文本，并附上该版本以方便使用。如果新闻资料包是一个关于某个事件的包裹，请写一个简短的陈述，说明该事件的内容，时间和所附的内容。如果新闻资料包是关于当地企业的，请写一份关于您发送工具包的原因的简短说明。
将新闻资料包文件附加到电子邮件中。但是，请考虑您要发送的文件格式，因为并非每个媒体插座都能打开所有类型的文件。通常，几乎每个人都可以打开PDF（可移植文档格式），并且可以免费下载查看器软件。 PDF还将确保您在计算机屏幕上看到的内容是收件人看到的内容，而不会格式化来自不同计算机的更改。 RTF（富文本格式）也很容易打开;但是，格式不会保留在RTF文件中，并且不适用于带图形的文档。
确保用于复制的任何照片都足够大，以便以高质量重印;不压缩图像以使电子邮件发送更快。文本文档可以合并为一个文件，但是要考虑发布的照片必须作为单独的文件附加，因为图像不能轻易地与文档分离。 JPG文件格式通常最适合图像。
回到电子邮件的正文。最后，列出您附加的文件和原因;还提到文件是否以不同的格式提供。在电子邮件的最后，请说明您的完整联系信息。
在发送电子邮件之前，请仔细检查所有方面。确保电子邮件地址正确，电子邮件正文没有错误，并且附加了正确的文件。
