意向书是正式文件，是提案和法律合同之间的一部分。他们列出了商业交易或研究提案的主要细节，旨在让所有相关方明确了解所涉及的关键点。由于它们的性质，这些字母具有特定的结构;因此，了解如何格式化意向书非常重要。
在文字处理软件中打开一个新文件。在文档的前三到四行输入您的姓名和地址。留空行并输入信件收件人的姓名和地址。留下另一个空行并输入日期。再添两个空行。通过名字向收件人发送信件，开始正确的信件;比如“亲爱的琼斯先生”。
通过解释你写作的原因开始第一段。如果这是一封商业信函，请提及之前与该公司的交易，这些交易已经引导您达成目前已达成的初步协议。如果这是学院或大学的意向书，请简要说明您的背景和证书;如相关资格和经验。
开始一个新的段落。详细说明您的提案，包括项目所有商定方面的相关详细信息。这可能会占用两个或更多段落，具体取决于项目的复杂程度。对于企业来说，一定要用简单的语言布置项目的每个方面;从定价到预计完成或交付日期。对于研究提案，请说明研究的目的是什么以及如何实现。
添加最后一段。在商业意向书中，本段用于定义项目大纲中使用的任何专业术语，并详细说明任何额外的相关信息，例如最终条款的商定截止日期。对于研究信函，请在提案中添加任何额外的相关信息，例如您已经排队的任何导师或导师的姓名。
写下最后的结束行，要求回复您的意向书。添加签名行，例如“您诚挚”。留下三到四行空白行，您可以在打印信件时签名。输入您的姓名，资格（如有必要）。如果撰写商业意向书，请在您名下的公司中添加您的职位。保存一份信件副本以供记录。
提示
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由于这些意向书的收件人可能会收到许多此类信件以及有其他业务需要处理，因此您必须保持简洁。您应该只包括与项目相关的那些细节，即使这样，也只包括那些已经商定的细节。其他所有事情都可以等待后续讨论。
警告
意向书存在于要约与实际合约之间的模糊法律领域内。因为它们是谈判到达地点的陈述，而不是详细说明具有约束力的协议的文件，如果交易后来发生变坏，合同中的任何条款是否最终对任何一方具有约束力都将成为法院的事情。在依赖意向书的条款行事之前，请务必咨询律师。
