电子表格是办公室中的一种流行工具，也可以在家中派上用场。无论您是需要制定详细计划并自动累计婚礼费用，为自由客户生成发票或为您的企业创建一套财务报表，电子表格都可以胜任。
如果你想使用一些更高级的功能，可能会有一个学习曲线，但是一旦你理解了电子表格的工作方式和功能，你会发现它们的用途几乎是无穷无尽的。
什么是电子表格？
电子表格是一种使用行和列来存储和操作数据的电子文档。它是一个基于软件的数字化工作表，以会计师网格纸的纸质形式为蓝本。行和列形成包含单独数据的单元格。您可以使用电子表格对输入的数据执行数学计算和其他操作。
许多人还使用电子表格来记录和存储具有多个属性的数据。例如，一个人的姓名，他们的地址详细信息，他们工作的公司的名称，他们的头衔和业务关系状态可以用于销售勘探数据库。
您可以对电子表格中的数据进行排序，并对其执行各种类型的分析。您还可以将各种公式和函数应用于数据。电子表格提供了组织信息的能力，并将其用作创建表格，图表和图表以进行分析的基础。
为什么要使用电子表格？
使用电子表格的最常见原因之一是存储，记录和打印数据。使用电子表格轻松组织和排序数据，并且由于单元格的行和列的布局，您可以轻松地点击任意位置以更新信息，而不必像在其他程序中那样担心不可见的空格，返回或制表符比如文字处理器。
您可以自动执行各种功能以运行计算，查找某些项目或从其他程序或Web中提取更新信息。例如，会计师可能会每月将新数据添加到其电子表格中，并使用简单的“总和”公式自动更新数据总数。
电子表格提供了一种快速，简便的方式来显示数据并与他人共享。您可以输入数据或从其他程序复制数据并将其粘贴到电子表格中，保存文件并轻松通过电子邮件发送给其他人。办公室工作人员可以在其办公室计算机网络上保存电子表格，以允许其他人打开该文件并更新其中的各个部分。
电子表格提供了在一个地方存储大量数据的功能，因为电子表格文件中包含多个工作表。该文件的每个选项卡称为工作表，该文件称为工作簿。您可以为小型企业存储格式化为财务报表的财务信息，并为一年中的每个月使用不同的选项卡。然后，您可以添加另一个使用链接进行汇总的选项卡，并将所有数据添加到年度数字中。
如何使用Google Excel
Excel是Microsoft Office电子表格产品的名称，但您可以将其与Google一起使用，而不是使用Google的电子表格应用程序。在Google应用程序中使用Microsoft Excel电子表格程序的最大优势之一是，您可以在线处理Excel电子表格。
使用Microsoft Office，除非您拥有在线Office 365订阅，否则您只能从自己计算机的硬盘驱动器或网络文件文件夹中访问Excel电子表格文件。如果您想在Google云端硬盘中使用Excel电子表格，还可以将Excel电子表格转换为Google表格文件。如果您上传Excel文件以存储在Google云端硬盘中并尝试打开它，您将看到一个静态文档，不允许您进行任何更改。
但是，微软和谷歌已经提高了他们在谷歌内部使用Microsoft Office文件的能力。您可以在Google Play中安装Google Drive的Microsoft Office插件。在打开Microsoft Office应用程序后安装插件后，您将看到一个显示Google Drive的下拉菜单，它将为您提供各种选项来打开，编辑和保存Microsoft Office文件，并保留它们以Microsoft Office格式存储在Google云端硬盘中。
要获取插件，请在浏览器中为Microsoft Office的Google Drive插件执行在线搜索。你会被要求下载 “_driveforoffice.exe “_文件并按照简单的安装过程。
如何使用Google表格
要在Google表格中创建电子表格，请确保您已登录自己的Google帐户，打开浏览器标签，导航至drive.google.com或sheet.google.com并创建新的表单文档。
导航到Google云端硬盘后，使用屏幕左侧的菜单栏或屏幕右下方的红色“+”按钮，创建一个新的表单文档，您就可以开始使用电子表格。通过Google表格，您可以在向他们发送指向电子表格的链接后，轻松地与其他人在线协作。有些人可以同时在文件中主动工作，您可以看到文件中的人员，甚至是他们正在处理的电子表格选项卡和单元格。使用表格，您还可以使用Google的其他集成工具，例如在电子表格中翻译文本，使用公式自动从在线网站获取股票价格数据，以及将其他类型的数据直接从网页导入电子表格。
Google表格提供了各种用途的预建模板，例如预算，自由发票，公司财务报表，项目跟踪器，甘特图，员工轮班计划，销售联系人数据库等。您还可以在Microsoft Excel和其他电子表格程序中找到这些和其他模板。 Google表格的一个好处是每隔几秒就会自动保存您的作品。如果您使用Excel电子表格程序，您可以选择自动保存，但它不是默认功能，除非您经常手动保存您的工作，否则您可能会失去工作。
基本电子表格功能
电子表格的基本功能涉及存储三种类型的数据，即文本，数字和公式或函数。大多数人使用电子表格来执行基本的数学计算，例如对数据进行加法，减法，乘法和除法。您还可以存储具有多个属性的数据行，例如名称和地址详细信息。
电子表格通常有很多行来容纳大量数据，最多有两百万个单元格由您需要的许多列和行组成，直到该单元格限制。 Microsoft Excel的最新版本目前提供1,048,576行和16,384列供您存储数据。
电子表格数据可以作为表格复制并粘贴到其他程序中，例如文字处理程序或幻灯片演示程序，以创建用于分析，报告和演示目的的各种计划。您还可以使用颜色，线条，文本框，图像和许多其他功能格式化数据，以引起对数据某些部分或电子表格计划的注意。
什么是高级电子表格功能？
根据您使用Google表格，Microsoft Excel还是其他电子表格程序，您可以访问许多高级功能，这些功能可以帮助您构建所有类型的模型来处理和分析数据。
例如，您可以使用电子表格执行统计回归分析，贴现现金流量建模和许多其他练习。您可以创建一个包含多个电子表格的工作簿，其中包含一年中每个月的财务报表数据。然后，您可以在同一工作簿或新工作簿中创建另一个电子表格，其中包含业务增长，销售增长，成本百分比变化和其他假设的假设。使用公式和链接，您可以创建预测的财务报表，只要您在电子表格假设选项卡中更改假设，该报表就会自动更新。
您可以使用各种不同的自动化公式和函数，包括“if / then”公式，它们允许您说明是否满足“X”条件，然后执行“Y”函数或公式。您甚至可以嵌套这些if / then语句，Microsoft Excel最多可以处理七个if / then语句彼此嵌套，这意味着最多可以有七个相互依赖的条件函数自动应用于您的数据。
一些电子表格程序提供了一个宏录制器，它允许您记录例程处理的各个步骤，如电子表格格式或输入某些类型的数据，而无需了解Visual Basic或任何其他编程语言。将来，您可以使用快捷键而不是在电子表格中执行实际功能，并且您的流程会自动执行，因为步骤已经以宏的形式保存。
电子表格提供诸如“目标搜索”之类的功能，它允许您迭代公式并针对某些定义的答案解决它们并相应地更改输入。如果要处理大量数据，某些函数允许您识别和删除重复项，对数据进行排序和过滤，合并，对其进行小计，对其进行排名并垂直或水平查找数据值并将它们返回到新表中。这些只是电子表格提供的众多高级功能的几个示例。
电子表格与数据库程序
许多人使用电子表格来存储数据行，您可能想知道为什么不使用Microsoft Access等数据库程序来存储数据而不是使用电子表格。虽然数据库和电子表格程序都可以存储具有多个属性的数据行，但每个属性都有其优势。
Excel，Google表格和其他电子表格以与数据库程序相同的方式存储带有标题的数据。但是，使用电子表格数据，您可以轻松地对数据进行自动公式计算或手动计算。电子表格也易于使用，您可以立即开始输入和处理数据，而不必像在Access等程序中那样设置数据库。借助电子表格，您还可以根据数据轻松创建图表和图表。
另一方面，数据库往往更稳定。对于电子表格数据，如果您没有特别注意，很容易错误地删除单元格，行或列数据，这在数据库程序中要做得更加困难。此外，如果您有大量数据，它们可能在电子表格中变得难以管理，其中数据库程序专门用于管理数千甚至数百万行数据记录。当您需要不断更新每行数据记录的元素或执行各种类型的排序和报告时，数据库程序可能比电子表格更有意义。
