根据商业词典，文档管理系统是一个“用于组织和管理文档的电子系统。这些文档通常由软件组织，使用户能够访问，修改和集中存储文档。“公司经常使用这些系统将历史纸质文档转换为电子文件，以便于参考并减少存储空间。大多数公司会产生与其运营相关的某种类型的文书工作。找到管理这些文档的最佳方法可以改善公司的内部工作流程。
查看业务单据的传入点。企业所有者和管理者应确定文件如何进入其公司并决定如何以电子方式最佳地捕获它们。
实施软件以电子方式捕获信息。公司可以要求外部各方（例如供应商，供应商或类似团体）通过电子邮件或网站以电子方式发送信息。这允许公司将信息直接加载到文档管理系统中。
要求员工将纸质文档扫描到电子文件系统中。员工完成任务后，经理可能会要求她将所有相关信息扫描到公司的计算机或服务器存储中。然后，员工可以粉碎原件以处理敏感信息。
设置文档查找系统。快速查找存储文档的能力可以减少员工搜索历史信息所花费的时间。公司应该为个人创建一个标准的电子文件系统，以便日后存储和查找信息。
提示
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公司可能决定外包其文档管理系统。企业可能专门存储信息，因此公司不需要大量的文档物理存储空间。
警告
虽然电子文档管理系统为公司提供了许多好处，但它们也有缺点。公司必须能够在备份信息时保护电子信息免遭滥用或欺诈，以防止计算机或服务器故障。
