如果您要发送一份硬拷贝商业信函，如果您坚持使用标准的传统格式，那么您就是最安全的。普渡大学建议您从自己的姓名和地址开始 - 除非它在信头中 - 然后是下面的日期。在下面，写下收件人的姓名和地址，然后再称呼。如果您发送了大量信件，则可以通过在计算机中设置模板来节省时间。
检查你的事实
如果您弄错了基本事实，您将无法赢得客户或影响人们。艾美丽邮政研究所表示，在邮寄信件之前，您应确定收件人的姓名和地址，以及其业务的确切名称。如果收件人的姓名是性别中立的，例如Pat或Sam，如果可以，请查明您是否写信给男性或女性。当你写这封信时，校对以确认你拼写正确的一切。
写给陌生人
如果您正在写信给您不熟悉的人，例如潜在客户，请酌情使用Ms.，Mr.或Dr.保持正式。如果您不了解性别，请与“亲爱的帕特史密斯”一起玩。如果您拥有的是销售总监这样的头衔，那么“亲爱的销售总监”是可以接受的。然而，Inc。杂志说，如果你能找到正确的名字，那就更好了。如果是你见过的人，“亲爱的帕特”可能是可以接受的 - 这是你必须做出的判断。
保持简洁
当你写一封商业信函时，请保持简洁。如果你有一些联系 - 你在商会会见，一位同事推荐她 - 你可能想要提起它，施乐在其网站上注明。然后到达字母的位置，这应该是收件人的内容。例如，如果是销售信函，您希望提出从您那里购买的优势。不要像电子邮件爆炸那样接近它 - 即使你发出十几个相似的字母，也要尽可能个性化。
仔细选择单词
如果你写信给公司内部的某个人，你选择的称呼可能不仅取决于你是否见过她，还取决于你是否是你的主管，首席执行官或你的一个下属。公共世界顾问公司说，你应该仔细选择你的话，以避免任何回来伤害你的职业生涯。即使您正在讨论问题或发送警告信，请保持温和，礼貌的语气 - 不要在生气时写字。假设你说的任何话都不会保密，因为通常它不会。
