高效的客户服务部门能够快速解决客户问题并创造高水平的满意度。使客户服务部门高效的部分原因是实施良好的客户服务程序和流程。创建合理的程序，并制定培训计划，帮助您的员工学习如何使用这些技术并适应客户需求。
收集数据
当您的客户服务部门熟悉每个客户时，它就可以根据客户的需求创建解决方案。为了帮助客户服务人员保持熟悉客户的业务需求，您需要有一个客户管理系统，允许代表输入有关客户的数据。正确使用客户服务管理系统时，每次客户端调用每个客户服务助理可访问的数据库时都会输入数据。当该客户再次呼入时，数据将可用，并且客户服务专业人员为客户创建个性化体验。
方针
客户服务人员只有公司准则允许的那样有效。这意味着您的组织中的每位客户服务专业人员都应定期接受有关向客户授权的服务类型，需要管理层参与的实例以及使用计算机系统维护客户保留的最佳方式的培训。正在进行的培训使客户服务人员了解可用于为客户提供服务的公司政策的任何变更，并更新员工的基本公司程序。
客户体验
良好的客户服务流程认识到客户的体验与客户服务代表提供的结果同样重要。确保有一个系统可以立即响应客户呼叫。客户不应被搁置超过60秒，客户服务专业人员应该在接听电话时将客户置于保持状态。客户服务专业人员应该能够立即认识到他是否可以帮助客户，或者客户是否需要转移到经理或其他部门。转移客户时，服务助理应保持通话，直到客户与其他人连接。
改进
客户服务是一个动态部门，应始终探索对员工可用工具的改进，员工使用的流程以及客户服务与其他部门之间的互动。客户服务人员整天都会从客户那里收到有关产品改进，包装问题和营销建议的宝贵信息。应该有一个程序允许客户服务代表与公司内部的相应部门分享客户意见。
