没有联邦法律要求私营部门雇主允许现任或前任员工访问其人事档案。通常，私营部门员工的人事档案被视为雇主的财产，一些公司使用该理由来限制对员工档案的访问。联邦和州雇员 - 公共部门工作人员 - 可以获得其官方人事记录。
人事档案
就业档案 - 有时也称为员工的人事档案 - 包含员工初次就业申请，紧急联系信息，就业资格表，绩效考核，纪律和出勤记录以及关于绩效，培训和就业行动的主管和经理笔记等文件。 。就业行动的例子是促销和终止。在某些情况下，人力资源部门维护一份正式的雇佣文件，而该雇员的主管或经理维护一个部门档案。虽然两个文件都应包含相关信息，但内容可能略有不同。例如，部门文件可能不包含员工在工作的第一天完成的所有文书工作和文档的副本，例如政策确认和W-2表格。
访问原因
现有员工要求审查他们的档案，以确保人力资源部门保持有关其就业的准确记录。如果公司进行年度绩效评估，则雇员每年的评估表副本应在人事档案中。同样，出勤记录应准确反映员工缺勤，无论是因病，休假还是缺勤。以前的员工经常要求提供文件以获取他们在未来就业中可以使用的文件副本。例如，如果前雇员的档案包含与绩效和成就有关的记录，则此信息可有助于重建简历或准备在与潜在雇主面谈期间分享的工作职责列表。前雇员也可以要求其雇佣文件的副本用于向雇主提出投诉。
雇主政策
许多雇主都有关于员工记录发布的工作场所政策。工作场所政策根据员工检查和复制的可用记录类型而有所不同，有些公司将非工作时间指定为员工可以审查人事记录的唯一时间。有此主题政策的雇主通常会在员工手册中专门介绍如何访问记录。一份精心编写的政策概述了审查记录所需的步骤，员工可以访问的记录类型，员工何时可以查看其记录以及员工人事档案中包含的复印文件的任何费用。
雇主义务
根据联邦法律，私营部门雇主不必向现任或前任雇员提供雇佣文件的副本。发布文件的决定基于公司政策，在某些情况下，还有州法律管理人事档案的访问权限。然而，许多雇主看到了遵守员工要求的好处。拒绝获取就业档案只能提出雇主可能不想回答的问题。如果雇主维护的人事档案中包含之前已发布给员工的准确信息，那么在员工离开公司后是否可以发布信息应该毫无疑问。善意地，许多雇主为员工提供人事档案。这种做法表明就业政策和记录的透明度。
获得联邦雇员获取就业记录的法律是1974年“联邦隐私法”的一部分;美国人事管理办公室是一般负责联邦雇员人事记录的机构。各州处理员工访问人事记录的请求。
州法律
一些州有法律允许员工访问人事档案。其他州对现任和前任员工是否可以审查或复印人事材料保持沉默。在大多数情况下，参与工作场所调查的员工 - 现任或前任 - 无法查看有关调查的记录。无论如何，这些记录不应保留在雇用文件中。他们将留在人力资源部门的监管之下，只有负责调查的人力资源工作人员才能获得调查材料。
限制访问
有法律规定员工访问人事档案的国家可能要求员工提交书面请求，有些法律允许雇主限制访问某些材料。例如，加利福尼亚州法律要求雇主在收到员工请求后的21天内允许现任和前任员工访问其文件。未能遵守加利福尼亚州法律的雇主因拒绝访问员工档案而受到处罚，罚款和民事诉讼判决。另一方面，密苏里州没有州法律要求访问员工的人事档案。
