项目经理定期与内部项目团队成员举行会议，讨论她当前的项目。此外，项目经理可以促进与项目利益相关者，执行管理层和客户的会议以启动项目，并可以召开持续会议以提供项目更新并回答有关时间表和预算的问题。为每个项目会议做准备是有益地利用您的时间和会议参加者的时间的关键。
邀请适当的人参加项目会议。根据被邀请者确定您需要在会议上完成的目标。如果与项目团队成员会面，您可以设定获取状态更新，解决内部问题以及让团队成员彼此共享有关项目的信息的目标。如果与项目利益相关者，管理人员和客户会面，您的目标是提供一般里程碑更新并回答问题。
在会议前几天向被邀请者征求议程主题。而不是在会议上躲避一个惊喜曲线球，而是从与项目相关的人那里询问问题和讨论主题。这将使您有时间准备并邀请其他可以在会议上为您提供支持的人。预计受邀者希望听到和讨论有关项目的内容。例如，如果您知道客户希望讨论营销材料，请从您的通信部门获取更新并邀请代表参加会议。
创建正式的项目会议议程。列出会议详细信息，例如页面顶部的会议名称，日期，时间，地点和电话会议号码。列出议程主题，例如项目里程碑的状态; IT，营销，法律等相关部门等职能业务领域的现状;项目预算;下一步;以及其他人向您推荐的任何主题。
向所有被邀请者发送电子会议邀请和议程。包括项目计划或状态报告，以配合您对状态和时间表的讨论。尽早发送邀请，并在会议开始前至少一到两天跟进议程和附件。这将允许您的被邀请者查看文档并提前准备。
在会议开始前几天检查会议室物流预订和房间设置等会议后勤。测试您的电话会议号码和Web会议登录（如果适用），以确保它们正常工作且易于访问。由于与会者可能正在处理多项任务，因此您不希望浪费任何人的时间来处理错误的电话号码和网络链接。
