允许员工在没有指导原则的情况下进行购买会增加成本并缩小利润率。明智的采购始于以最优惠的价格购买正确数量和质量的物品，然后创建一个允许监控采购流程的程序。使用预算和建立标准审核流程可以揭示市场趋势，以利用可能被忽视的定价结构。
制备
写一份列表，概述企业需要购买的所有材料和物品。将类似的项目组合在一起，为每个组提供适当的标题。例如，钢笔，法律垫和复印纸等物品都将归入“办公用品”标题下。咖啡，茶，杯子和塑料勺子都可以列在“厨房用品”下。粘合剂，DVD和DVD盒等物品可能属于“包装”标题。
确定公司中将要购买物资的所有部门或区域，并记录每个区域将从中购买的物品组。例如，营销部门可能会从“包装”和“办公用品”标题购买。行政人员可能是唯一购买“厨房用品”的人，但也会购买“办公用品”。
使用公司的年度预算作为起点，为每个部门计划采购预算。为每个部门的购买设定每月预算 - 这可能需要每个部门负责人参与最终批准。
收集供应商信息，例如公司名称，地址，电话号码，联系人和公司的帐号。将购买的每个项目链接到特定供应商或供应商。明智的做法是为每个项目提供三个深度的供应商列表，以便如果首选供应商缺货，则需要备用供应商。有多个供应商可以购买，可以防止订购延误。这对于必须及时订购和接收零件或其他物品以满足最后期限的企业尤为重要。
与供应商建立关系，协商定价折扣并管理特殊订单。供应商公司内的指定销售代表可以容纳和加快紧急订单或缩短制造时间。
写程序
为购买时每个部门写一个循序渐进的过程。考虑如何请求，授权，订购，接收，交付和支付购买。考虑为各级员工和员工建立购买上限。包括可能需要其他部门回复的临时购买，付款选项和购买的程序。例如，管理部门购买新计算机将需要IT部门的参与和输入来购买安装项目，例如电缆，调制解调器和路由器。
制定在采购过程中管理文书工作的分步流程。根据业务需要，可能需要电子采购流程而不是纸质采购流程。
设计每次购买所需的表格或从办公用品供应商处购买标准协议表格。表格可能包括一个带有授权空间的购买申请表，一个发送给供应商的订单，一个用于接收主仓库中物品的表格，另一个用于识别向请求部门交货的表格。
设计管理投诉和问责制，审查供应商关系和折扣结构，监控采购预算以及审查和改进采购流程的流程。如果以有条不紊的方式接近，调整和修改购买流程可以产生更好的回报。季度和年度评估可能会增加公司的利润。
创建采购程序手册，概述员工遵循的分步指南。手册应提供明确的步骤，每个工作人员必须遵循这些步骤来请求，获得授权和下订单。它还应该识别将管理流程并被授权批准购买的人，以及批准的供应商列表和表单，列表显示表单的物理位置或它们在公司计算机网络中的位置。
