在任何商业环境中，会议都是不可避免的。更多的时候，人们需要参加这些会议，恐惧地看待他们。也许是因为它们运行时间过长，因为没有明确的理由要召开会议，或者似乎没有什么能够通过这些会议解决。他们显然没有达到有效会议的五个P：目的，产品，参与者，可能的问题和过程。
目的
会议的目的被定义为需要召开会议的原因，议程或与会者需要讨论的关键目标。如果没有问题需要讨论，那么就没有理由召开会议。没有明确目的的会议浪费了每个人的时间。
产品
会议的产品描述了在完成所有事情时应该实现的预期结果。这不仅是会议的理想结果，也是会议期间讨论的任何未来公司项目和商品的预期结果。预先陈述会议的产品可使会议保持正常进行，使会话不会陷入不符合会议目标的主题。
参与者
会议参与者仅包括需要参与的人员，观点或工作的人员直接影响会议的目的和产品。例如，医院医务人员不会参加有关医院计算机系统的会议。然而，护士和医生将参加涉及健康和疾病问题的会议或会议，这将有助于他们获得继续教育单位，CEU，以保持他们的执照更新。
可能的问题
可能的问题是参与者可能出现的问题，他们对议程项目的当前状态所看到的问题，或他们在会议期间提出的潜在解决方案所预见的任何问题。可能的问题还包括捕捉在准备会议期间可能已经发现的任何错误。例如，某人正在就议程中列出的问题的可能解决方案发表演讲。会议中的某个人可能会注意到缺少一两个事实，这些事实最终可能会对会议结果或解决方案产生深远影响。问题可能是项目成本或完成项目所涉及的时间问题。
处理
会议过程包括使会议保持正常并实现会议目的所需的步骤。它还可以包括制定实现未来项目和商品的计划，以使其顺利完成。提前按步骤列出流程允许每个人参与确保他们实现会议，项目或商品推销的目的和结果。这是跟踪会议进展的一种手段。
