非营利组织受到各种利益相关者的严格审查，因为他们依赖慈善捐赠或因为他们具有免税资格。为了确保在媒体，捐赠者，国内税收服务机构或其他感兴趣的利益相关者审查时您的采购实践得到通过，制定采购政策以避免任何潜在的利益冲突或缺乏透明度非常重要。
多次出价
一些非营利组织要求将高于某一美元水平的购买用于出价，组织接收不同供应商的多个出价。这有助于降低采购代理，部门主管或执行董事向朋友，家庭成员或商业伙伴提供个人奖励或直接贿赂的合同的机会。这也阻止了长期供应商每年加息或减少服务，因为它知道它没有竞争。
低出价与最佳出价
您的采购政策可能要求您的组织对项目，服务或商品采取最低出价，或允许您采取最佳出价。最佳出价可能不是最便宜的，但它可能为组织提供更好的价值。例如，一家体育营销公司可能提出以比另一家公司更低的费用运营慈善机构的10公里公路赛，但较高的竞标者可能有更多的经验参加公路赛，并有更多的联系人可能会购买赞助。在某些情况下，只要合同在最低出价的某个百分比范围内，并且采购代理，部门主管或管理层可以显示出价最低的原因，非营利组织可能允许合同转到最低出价者以外的其他企业。不是最好的出价。
提案请求
作为采购政策的一部分，创建并发布大于特定金额的项目，服务或商品的投标请求。 RFP是企业使用的标准程序，它向潜在投标人传达与合同相同的客观要求。 RFP帮助非营利组织对出价进行逐项比较。
利益冲突
为防止偏袒或偏袒，请询问您的董事会成员和管理人员是否有任何销售您购买的商品或服务的朋友，家人或商业伙伴。许多非营利组织都制定了政策，禁止组织与主要利益相关方关系密切的公司进行业务往来。在批准大型合同之前，请与关键利益相关方共享潜在业务合作伙伴的名称，以确定是否存在任何冲突。
透明度
由于非营利组织不与其他公司竞争利润，因此他们更愿意向公众披露商业信息。在您的网站上向公众提供您的采购政策。在董事会会议上向董事会提交的财务报告中包含有关大额采购的信息。
可持续发展
您可能希望优先考虑使用“绿色”业务实践的企业。这可能包括那些公开声明和可证明的减少能源和水使用，回收利用，使用有机和无毒材料或减少包装的公司。
