在您发送投诉或请求客户服务协助时定位您的目标。通过掌握自己的挫败感并整理礼貌，连贯的补救要求，赢得客户服务信函之战。写一封客户服务信，按照一些简单的指导方针获得结果，非常像报纸记者的传统。
谁？
仔细地写信。 “确保你把它发送给……可以采取行动的人，”如何说出来的作者罗莎莉马吉奥说。
研究适当的名称和地址;不要猜测或假设。使用适当的街道地址而不是简单的“客户服务部门”向“John Gadget Corporation客户服务总监John Smith”提出投诉。
如果您需要更多帮助，请致电公司办公室获取信息，搜索Hoover（以下资源）等在线资源，或尝试商业改善局。
什么，何时何地？
在你的信中使用尊严的语言。确定作为投诉主题的产品或服务。指定详细信息，例如品牌，型号，年份，交货日期或安装日期。
“在描述问题时，具体而又重要。仅仅声明产品'不起作用'并不能提供足够的信息。详细的投诉摘要将有助于公司解决您的问题，”RocketLawyer网站建议，它提供客户投诉信模板。
“我在三周前购买了MagnaGadget套装，并在我打开包装后立即遇到问题。小工具不会留在机架上或手柄上，”提供的信息远远超过“你的产品很臭！”为公司提供解决投诉所需的工具。
怎么样？
列出您目前为解决问题所采取的步骤。解释你做了什么以及你收到了什么回应。
“我购买套装的商店将我带到了当地的客户服务部门。这个办公室的乔治艾伦比先生表示，自从我从折扣店购买套装后，他们无法帮助我。我的购买是基于ABC的可靠小工具的声誉，我对目前的反应非常失望。“
为问题提供特定且令人满意的解决方案。 “我相信ABC是一个很好的产品。这对公司来说可能只是一个小故障，但这对我来说是个大问题。如果ABC取代有缺陷的MagnaGadget套装，我会很高兴。”给公司一个正确的方法，但要合理。
为什么？
对待信件的接收者，因为你希望得到对待：尊严和坚定的礼貌会给你一个比粗鲁和冒犯行为更好的结果。遵循这个建议：“……记住要委婉，但要坚定。如果你觉得自己受到了冤屈，坚持你的枪，在问题得到纠正之前不要满意，”玛格丽特麦卡锡在信写作中强调轻松。以礼貌和合理的方式赢得信件收件人的尊重，您将更有可能解决问题，让您满意。
更多信函写作信息
对忙碌人士的投诉信; John Bear和Maria Bear，1999
震惊，震惊和沮丧：如何撰写获得成果的投诉信;艾伦菲利普斯，1998年
