电子邮件和其他电子通信手段可能会将纸质信件推到意识的边缘，但如果认为信函写作艺术已经死亡则会产生误导。相反，企业每天都会使用信件来发送信息，向客户传达重要条件，并将一些有形的东西交给收件人。当您知道收件人但不是朋友时，半正式的信件是合适的。
半正式的格式是正确的吗？
在准备商业信函时始终考虑收件人。当您了解收件人或定期与他或她沟通时，例如，负责管理您的簿记的会计师或您的主要供应商的办公室经理，您就会发出半正式的信件。如果您根本不认识这个人，请选择正式的字母样式。半正式字母比非正式字母更礼貌。可以把它们想象成你可能写给政府监管机构的官方信件类型与你可能写给朋友的轻松风格的信件之间的交叉。
遵循标准商务信函格式
半正式字母遵循标准商业信函格式;它只是您修改的语言以创建中性色调。选择使用商业信头打印的信纸，并在页面的左上角写下收件人的姓名和公司地址。因此，如果您写信给供应商公司的首席执行官，内部地址将为：
Catherine Torrance女士，首席执行官
Acme公司
123 Acme Street
巴特尔斯维尔，俄克拉荷马州74003
接下来，以月 - 日 - 年格式写日期。在商业写作中，将月份写成一个词是“2018年3月28日”。
选择称呼
使用收件人的姓氏后跟冒号 - “亲爱的Mr./Mrs./Miss/Ms。姓：”对于多个收件人，列出所有收件人的姓名 - “亲爱的Tomaker女士，Bennett先生和博士Toulson-Smith：“不要写第一个名字;它被认为是粗鲁的。如果您不知道收件人的姓名，请进行一些在线调查以发现它。使用诸如“亲爱的销售总监：”之类的通用称呼仅作为最后的手段。在这种情况下，最好是写一封信“亲爱的先生”或“亲爱的女士”，并使用正式的语气。
构造清晰的身体
你的信的正文应该是礼貌和中立的语气。使用日常用语而不是正式用语，例如“也”而不是“更多”和“但是”而不是“然而”。只要符合贵公司的房屋风格，像“我是”，“没有”和“不会”这样的收缩在半正式的信中是可以的。通过描述你写作的原因并以合乎逻辑的方式使你的剩余分数超过两到四个段落，每个段落一个想法。尊重收件人的时间，并尽可能保持信件的简短性。
写一个免费的关闭
您可以选择四舍五入的半正式信函，因此请从下面的列表中选择一个礼貌但亲切的结局：
- 肃然，
- 敬上，
- 您忠诚的，
- 此致
- 亲切，
- 最好的祝愿，
键入您的姓名和标题，然后打印该字母并在结账和您输入的姓名之间的空格中签名。
半正式信函的例子
总而言之，这是一个简短的半正式信函的例子：
亲爱的米尔斯女士：
我正在写信，正式邀请您在即将举行的2019年工业销售会议上担任演讲嘉宾和研讨会主持人。
本次会议的主题是“销售：驾驭技术浪潮”。它将于2019年10月3日至5日在新奥尔良的Ernest N. Morial会议中心举行。
为了您的信息，智能销售的Katerina Houlden将成为开幕主题发言人。她演讲的主题是“掌握销售大数据”。如果您登录我们的会议门户网站www.indsalescon.net，您可以看到当前的草案计划以及演讲和研讨会暂时涵盖的具体主题。
我们预计今年的出席人数将达到最高，有4,000名代表和80名发言人。如果你能为这个着名的活动做出贡献，我将感到高兴和荣幸。
如果您能在5月30日之前回复，我将不胜感激。从那里，我可以向您提供您可能需要的任何进一步信息。
最好的祝愿，
简·多伊
