政策变更信很难写，因为即使有必要，变更通常也不利于客户或员工。与任何传达负面新闻的信件一样，政策变更信件需要仔细准备和考虑。如果您仔细地写信，它可以解释变更的理由，并仍然保留客户或员工的善意。
使用您的公司信头。因为这封信是政策变更的法律通知，所以它应该看起来正式和正式。
输入完整日期。跳过行间距。
输入收件人的姓名，组织和地址。如果此信件是向所有员工或所有客户发送的群发邮件，您可以省略名称和地址，或使用文字处理程序中的邮件合并功能自动插入每个字母的名称和地址。跳过另一个行空间。
输入“亲爱的Mr./Ms。（姓名）”，然后输入冒号。如果这是一封大写字母，请使用诸如“尊敬的客户”或“亲爱的员工”之类的通用称呼。跳过另一个行空间。
通过解释导致政策变化的问题来开始这封信。使用任何有助于说服收件人的事实或统计数据。始终在负面消息中首先讨论问题 - 如果收件人理解问题，她将更有可能接受您的解决方案。
用特定的，清晰的语言解释政策变化。解释新政策何时生效，不遵守政策的后果，以及员工或客户进行变更所需的任何细节。
感谢客户或员工的时间和合作。如果她对该政策有任何疑问，请提供联系信息供她使用。
键入“Sincerely”，并跳过三行空格。输入您的全名和标题。在您输入的姓名上方签名。
为您的记录制作一封信的副本，并为您的法律部门提供另一份副本。邮寄原始信件。如果政策变更很重要或由法律变更引起，请通过认证邮件发送信件，以便您记录每位收件人何时收到他们的信件。
提示
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保持信件简洁和礼貌。不要过度解释负面新闻，这可能会在政策变化中造成意想不到的漏洞。
