从雇主与未来雇员的第一次接触开始，到雇佣关系终止时，与雇员相关的书面记录必须以每个雇员的名义保存在员工人事档案中。这些雇佣档案如果维持得当，可能有助于保护雇主免受雇佣和违反劳动法的未来责任，例如非法终止或就业歧视。
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锁定文件柜或访问受限的安全房间
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了解您需要保留员工人事档案的原因。这是公司和员工对工作场所发生的事情的记录。人事档案中保存的记录可用于在未来的法律诉讼中保护雇主，并有助于消除可能在政策问题，工资和福利问题，工作职责和责任，纪律处分或纠正措施以及申诉方面可能发生的误解。
那么什么应该进入员工人事档案？人力资源专业人员或经理应为每位员工维护以下文件和记录。 职位描述 申请工作 提供就业 IRS表格W-4 收到员工手册（通常是保留手册本身副本的好主意，特别是当手册不时发生变化时。这样每个人都知道员工签署的手册的条款是什么。） 任何绩效评估 员工福利注册表格 奖项 收到有关员工的投诉和称赞 纪律处分或警告*出勤记录建议每种不同类型的记录都有自己的标签。
医疗记录和移民表格应保存在单独的文件中。由于您不能根据个人的移民身份做出就业决定，假设他们有权在美国工作，而联邦政府有权审查I-9，最好将其分开。此外，就医疗记录而言，“美国残疾人法案”（ADA）在隐私和获取岗位报价医疗记录方面包含非常严格的规定，因此有必要将它们保存在单独的文件和文件柜中。访问。在员工对其职责有必要限制或需要住宿的情况下，ADA将这些记录中的信息披露限制在监管者身上;紧急医疗护理中的急救人员;以及在有限情况下的政府和保险官员。
重要的是，在公司通知信息不正确时，应立即纠正员工人事档案中的错误信息。
员工人事档案应该被锁定，仅供具有合法业务需要访问该文件的人使用。经理或一线主管可能需要访问才能做出有关促销和纪律处分的决定。如果没有合法企业的人需要访问该文件想要查看它，他们需要一个有效的传票。否则，可能会侵犯员工的隐私权。
一般而言，法律不要求您在没有员工的适当要求的情况下向员工披露员工人事档案中的内容。然而，让员工了解他们档案中的内容可能是一种更好的商业惯例。这样，您没有边缘员工在受到纪律处分或被终止时感到惊讶。该一般规则的例外是“公平信用报告法”（FCRA）的规定。如果您根据信用报告中包含的内容采取不利行动，则需要您通知员工或潜在员工。
与向员工发出关于其人事档案中的内容的通知问题分开是访问问题。许多州要求雇主给员工和前员工访问其员工人事档案。作为人力资源专业人士或企业主，您必须熟悉您所在州的法律。但作为一般规则，员工的访问必须是合理的，并且管理层的成员必须遵守，以确保不采取或改变任何内容。一些州法律允许员工拥有副本，如果他们这样做，则让公司的某人制作副本。员工在人事档案中可以看到的内容通常是有限的。如果存在诸如推荐信，刑事调查和其他可能侵犯他人隐私权的信息等敏感内容，则可以拒绝他们访问该内容。这里最好将这些项目保存在员工人事档案的单独选项卡下。一些州法律可能允许员工对纪律处分或评估提出反驳。
提示
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保留州法律的副本（如果您所在州有州法律），在保存这些文件的区域中访问发布或方便的员工人事档案。这将避免管理层与员工之间在允许和不允许之间发生任何冲突。
警告
在维护和访问人事记录时，每位员工都必须得到同等对待。在实践中的任何偏差都可能使公司受到诉讼。如果您对如何维护员工人事档案有任何疑问，请咨询律师。
