创建切合实际的项目进度表是项目经理面临的最大挑战之一。项目调度存在一些常见问题,可以预见和防止,让参与项目的每个人对日程安排更有信心。
估算任务持续时间
项目调度的最基本和最常见的问题是估计每个项目任务的持续时间。大多数人都低估了他们需要多长时间才能做的事情,从而产生一个仅反映最佳情况的时间表。为了防止这种情况,如果您可以猜测您的团队成员低估了多少,您可以为每个任务增加时间。 (许多人持续低估一定比例。)或者您可以将应急时间作为计划中的单独项目添加。虽然这有时会因为“填充”您的日程安排而感到不满,但这实际上是一种让您的计划更准确的现实方法。
一定不要错过任何必要的项目任务。很容易忽略项目团队以外的团队所做的事情,或那些做估算的主题专家认为非常明显,以至于她不需要提及它们。
分配资源
大多数项目进度表都基于这样的假设:正确的资源人员将在需要时准确可用。但除非您的组织有一个很好的方法将人员分配给项目,否则可能不会发生。您的日程安排还需要切实考虑每个团队成员在项目上花费的时间,考虑其他项目,运营支持或必须执行的管理任务。
设置实施日期
在许多情况下,管理层或某些外部因素已在制定计划之前设定项目实施日期。可能会要求您缩短某些任务的计划时间,以满足所需的结束日期。您应主动与项目发起人沟通进行这些更改所涉及的任何风险。
管理未知
未知事件(例如业务环境的更改或新技术的问题)可能导致项目任务花费的时间超过计划。通过在项目开始时识别可能存在的风险,您将能够更好地管理任何发生的风险,从而减少其对您的日程安排的影响。
管理变革
项目范围的变更,要完成的要求或使用的技术可能会破坏您的项目进度。这些类型的更改应通过正式的项目变更管理流程,以便项目发起人和客户可以同意任何计划变更,而不是让他们感到不愉快。
估算大型项目
大型项目在任务之间以及工作组或个人之间具有更多的相互依赖性。这种复杂程度使得更难以预测时间表,这需要包括这种协调的时间。