文件控制程序不一定非常复杂。实际上，复杂性增加了文档未被充分引用的可能性。也就是说，管理信息是任何组织中最重要的流程之一。对电子数据通信的依赖增加了不断更新数据控制和存储过程的需要。未能保持足够的文件控制程序可能导致巨大的财务风险。值得庆幸的是，文档控制技术和软件应用程序的改进创造了一个新的最佳实践世界。
识别关键流程
分配一个跨职能经理团队，以确定与数据和信息流相关的最关键流程。跟踪数据（电子邮件，客户调查，IRS表格等）如何从您的客户流向数据库文件。比较每个数据流过程并识别常见或冗余任务。使用基本流程图绘制所有信息流程，包括电子邮件到公司合规性。
创建程序手册
程序 - 包括软件和纸张 - 必须定义在更新之前和之后如何批准文档。他们还应详细说明您如何更新和重新批准文档。解决系统如何识别变化，即通过发布日期或字体变化。请务必概述决定文档过时的过程。了解如何防止使用“过时”文档。
确保功能
确保在需要时为合适的人员提供文档。如果要转换为虚拟系统，请务必仔细记录原始文档的存储方式（如果有的话）。最后，有一个备份解决方案。如果更改为自动系统，请使用试用推出策略。完全转换后，请等待三个月才能销毁或提交纸质文档。
