无论是公寓协会还是跨国公司，会议纪要构成了集团采取的任何行动的法律依据。拨款，政策，购买 - 公司的任何活动，非营利或营利活动 - 必须在几分钟内记录。有些组织比其他组织更为非正式 - 你可能不会听到邻居在教会委员会中提出议案 - 但所有组织都必须按照其理事机构的决定运作。会议记录提供了这些行动的证据并定义了他们的意图。
做好准备
未雨绸缪。在会议之前汇总议程以及手头的成员或会议参与者名单。如果您的小组通常不使用议程，请鼓励它开始这样做以保持专注。了解开展业务需要多少成员，因此如果需要，您可以在会议记录中注明法定人数。
制作用于笔记的模板。包括日期，时间和地点的空间，以及成员清单，以勾选参加者和缺席。如果会议涉及公共输入，请包括姓名行和每个地址的问题。 Meetingtemplates.com等几个网站为各种类型的会议提供免费模板。
在会议中填写日期，时间，地点，与会者和法定人数信息。请注意谁召集会议以及时间。如果可能的话，请让出席的公众注册他们的名字，这样你就不必询问如何拼写他们。在大型会员组中，传阅注册表以仔细检查您的出勤清单。
准确执行
记录每个问题以及对每个问题采取的任何措施。始终包括发起动议的成员的姓名。第一项议案通常是接受上次会议的会议记录，然后是委员会的任何报告。包括建议和响应中采取的任何行动。保留书面委员会报告，包括最后几分钟。不要试图总结讨论。
请注意引入，移动或以其他方式提倡行动的人的姓名，以及对每项动议的准确重述。许多组织还记录了动议的人。不要犹豫，要求重述或澄清 - 这份官方记录将小组与具体行动联系起来。
根据您组织的系统记录投票。你至少需要一个投票数。有些团体还会添加姓名并记录每个人的投票方式。
记录休会的时间和方法。签下你的秘书管理员的名字。
跟进
立即写下会议记录，同时会议记忆犹新。在一两天内将他们带到领导者那里，以及一份报告或展览清单。
通过电子邮件，头等舱邮件，Microsoft OneNote等共享应用程序或Google云端硬盘等云计算程序向会员和与会者发送会议记录。
准备正式副本并附上原始报告和展品作为永久记录。
提示
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尝试为您的组织需求完善模板，而不是尝试将会议记录适合抽象模板。许多业务模板对于组织或公共会议来说过于非正式。
鼓励在您的组织中使用罗伯特的规则。它是一种广泛使用的格式，可以适应正式和非正式会议。
