精心编写的备忘录可以帮助您快速获得为您的公司或组织购买计算机的批准。备忘录必须明确说明对计算机的需求，为什么现在应该进行购买并清楚地概述任何可能的替代方案。备忘录应基于商业原因而非个人欲望。
收集有关组织计算机当前状态的信息。了解是否有足够的计算机供所有组织成员使用，他们的工作条件以及何时购买。找出原始购买价格并将其与当前价格进行比较。收集维修费用的数据。记录设备的质量以及设备是否已过时。采访使用当前计算机的人。询问他们的好恶。问他们是否觉得他们家里的电脑比他们的办公电脑好，如果是的话，为什么呢。
联系其他组织的同行。收集尽可能多的关于他们正在使用的计算机，服务时间和任何升级计划的情报。
考虑使用您收集的数据来完成SWOT分析。 SWOT代表优势，劣势，机遇和威胁。当您尝试为大型组织进行大额购买时，SWOT分析尤其有用。但是，为任何决策准备SWOT可以帮助您建立更好的论点。 SWOT分析将帮助您确定当今计算机技术的强大程度，弱点和改进机会。它还将审查威胁，例如，如果公司继续使用过时的技术，您的公司可能会落后于时代并失去竞争对手的业务。最后，收集几家供应商的定价信息。
使用您需要的所有数据编写备忘录。务必关注购买的商业案例;实际的采购订单将在稍后发布。争论清楚，有说服力。提交备忘录并获得批准。
