在接收和发布燃料时，燃料库存的核算需要一种功能性的体积测量方法。环境因素可能导致库存短缺;例如，在高温下，未加压罐中的一些燃料可以蒸发，因此不能用于液体体积测量，或者甚至在打开容器进行手动测量时逃逸。或者，寒冷的天气会导致液体燃料库存的体积收缩。通过使用锁定机构防止盗窃对于保持准确的燃料库存也很重要。
在日志中记录燃料交易。拥有多个地点的公司应为每个配药地点配备一本日志，并由工地的行政人员定期更新。公司司机应保留个人燃料交易日志。共享车辆应具有自己的登录以及独立的驱动程序日志，以便稍后可以交叉引用这两个数据集。车辆和驾驶员日志还应包括每天行驶的距离以监控燃油效率。
定期将日志中的数据组合到计算机电子表格中，以形成组织燃料使用的更大图景。拥有燃料库的公司可以使用日志数据来确定库存中剩余的燃料量。
使用机械指示器和手动指示器定期手动检查和记录存储中的实际燃料。将现有的实际燃料库存与基于日志的电子表格估算值进行比较，可以提醒公司泵故障的泵设备或盗窃。据Cantest Solutions Inc.称，即使在平均夏季，燃料蒸发也不应导致超过0.125％的测量误差。显着高于此的差异可能表明存在问题。
在不使用时始终锁定泵和气帽。这可以防止因盗窃造成的库存缩减。
使用日志和电子表格中的数据比较一个月到下一个月的数据。交叉参考数据可以揭示燃料使用的趋势，甚至可以为车辆维护提供有用的指标，因为记录将跟踪每辆车的燃料消耗。
提示
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根据日志数据创建多个电子表格可以使会计人员跟踪与业务相关的不同因素。一些企业，如加油站，可能满足于记录简单的燃料并加油报告，而使用车队车辆的企业可以从更复杂的记录保存和报告中获得有用的洞察力。
警告
重要的是不时地进行手动读数，特别是在管理地下油箱时。机械化的阅读设备可能会发生故障，并且坦克可能会泄漏，这意味着使用量油尺标尺进行简单的体积测试可以在雪球进入更严重的情况之前解决问题。
