圆形字母用于与大量受众共享相同的信息。它的目的与个人信件不同，后者将特定信息发送给一个或几个收件人。通函通常用于宣布新信息或澄清政策。它们在主题上有点笼统，因为它们被广泛阅读。写一份任何形式的通函需要一些重要的步骤。
了解您的受众。对于圆形字母，读者群是多种多样的，因此很难衡量您的受众的先前知识水平或熟悉您想要分享的内容。但是，在你写作时考虑大多数可能的读者，这样你的信对大多数人都有用。
区分内部和外部圆形字母。内部通函虽然已分发给大型团体，但仍限于一个团体。例如，企业可以向员工发送关于新公司政策的内部信函。相反，外部信函将是向所有客户或公众传阅的信件。
使用适合圆形字母将起作用的通信类型（内部或外部）的音调和语音。例如，严厉的口气适用于向所有员工发出通函，以解决迟到或缺勤问题。然而，严厉的语气不适合用于传递给客户的信件。
仅共享授权信息。由于通函是针对大量受众的，因此它们不适合披露不适合广泛受众的机密信息或详细信息。
