要求批准项目或大量购买可能会让人头疼，令人沮丧。但是，通过正确的措辞和态度，您更有可能获得所需的支持。研究也很关键：你必须确切地知道自己需要什么，知道对公司的影响是什么，并能够用老板能够理解的方式来解释。一份具体且写得很好的请求书可以大大有助于使您的想法或项目成为现实。
研究你的提案
任何审批流程的第一步都是研究您的需求。如果您要求购买新的公司车辆，请准确研究您想要的车辆类型，成本以及满足公司需求的方式。不要对您要批准的内容做出一般性陈述。如果您的信中明确表示您已经努力弄清楚什么对公司最有利，那么您的来信收件人更有可能对您有利。更重要的是，您越具体，她就越有可能愿意让您批准项目或购买，因为她将在批准后确切知道您将要做什么。
正确格式化字母
首先通过名称和头衔向老板讲话（例如，副总统史密斯）。如果您偶然不知道谁将会阅读这封信，请写信给该人的头衔（例如，“亲爱的专员。”）然而，个性化很重要，所以尽力找出这个人的姓名和正确的头衔。您经常可以在组织的网站上找到这个，或者拿起电话并询问该人的姓名。
接下来，介绍您要批准的购买或提案。试着在你信中的第一句话中这样做。这将使读者能够清楚地了解您的建议，并为其余部分提供背景信息。这也让她知道你确切知道自己想要什么。
例：
亲爱的主管坎宁安，
Castle Rock高中游行乐队需要新的制服。
举几个例子
接下来，解释为什么要采取你提出的行动。即使很明显为什么需要购买，也要详细解释其背后的原因。如果你的信件的收件人没有看到信中提出的行动的充分理由，那么它将失败。它应该只用几句话来做。
例：
我们最近在1992年购买了制服，目前的系列非常粗糙和破旧。
继续列出该提案对贵公司有利的所有原因。这是关于你的工作将为公司做些什么，而不是你个人认为该提案很重要的原因。
例：
游行乐队代表我们的学校参加游行，足球比赛和其他社区聚会。新制服将使我们的学校更加积极。
我们现在必须每年向裁缝公司支付数千美元来维持我们的旧制服。新的将消除这些费用。
拥有新的现代制服将大大提高整个乐队的士气，这通常会使所有会员学生的成绩更高。
结束有价值的信息
在您的信件上写上您的姓名，电子邮件地址和电话号码，并邀请读者就有关信件或提案的任何问题与您联系。如果适用，还请注明您希望获得答案的日期。当你完成这封信后，它应该不超过一页，除非你有充分的理由继续写第二页（例如一个非常复杂的提案，需要冗长的解释或一长串理由，为什么你的要求是有益的）。
例：
如果您有任何疑问，我很高兴随时与您见面。
谢谢，
Ben Warren，董事，b.warren @ castlerockhigh.com 555-1234
最后的提示
始终以尊重和正式的方式写作。例如，不要说“如果我们可以购买一些新的打印机对公司来说会很棒”，那就写一下，“如果该公司要购买五台新打印机，那么它将使示例公司受益，因为……”如果尚未要求，请考虑打印并手工递送您的信件，而不是通过电子邮件发送给您的收件人。它将表明您真正关心您的提案，并且更有可能让他记得及时回复该信件。
请注意，写得很好的批准信可能无法让您到达任何地方 - 您的收件人可能会认为提案本身就是问题所在。在这种情况下，你必须提出一个全新的想法或等待你的时间，直到你可以再试一次。
