当您为商品或服务进行销售但未立即全额付款时，您创建应收款。应收款管理系统是指以欠款方式为您的业务带来货币价值的资产，最佳做法要求您在账簿中对其进行核算。非常小的业务有时以现金为基础运营，但该系统无法处理应收账款，因此您必须使用更常见的权责发生制。这涉及为每个交易在多个帐户分类帐中进行输入。
创建应付帐款帐户和分类帐。由于它们是资产，因此您在技术上可以在主要资产帐户中记录应收款，但业务资产是多种多样的，并且随着时间的推移，此帐户可能变得难以处理。为了更清晰地记录，请专门为应收账款创建一个完全独立的子账户。然后，您可以在该分类帐中执行所有数据输入，并在准备财务报告时将其编译到主资产帐户中。
首先记录在您的收入帐户分类帐中创建应收款的每笔销售，就像您通常所做的那样。由于贷记会增加收入帐户，因此出售在右栏中作为信用额度。
在您的应收帐款分类帐中记录与销售价格相同的美元金额的应收款创建，除非在左侧列中将其标记为借方。此条目确定您欠款并且尚未支付。
实际收到付款时，更新应收帐款分类帐中的条目。记录付款作为信用;全额付款应完全抵消应收款的价值。使用发票或跟踪号码将付款正确映射到正确的应收款。
从您的现金帐户分类帐中扣除付款金额。这表明您资产的减少价值已被现金增加所抵消。
在您的应收帐款分类帐中创建一个新分段，其标题为“不良应收款的准备金”。这是您的应收帐款的对应部分;其目的是估计您期望无法收集的“不良”，“不可实现”或“无法收回”的债务。
估计您预计在未来一段时间内产生的不良应收账款的价值。要做出好的估计，请在可用时使用行业统计数据，或者依靠您过去的经验，行业同事的经验或对您市场当前经济状况的评估。在配额分类帐中输入您的估计差应收账款作为信用，并在您的支出账户分类账中输入与借记相同的金额。
每个会计期间至少调整一次应收账款的价值，方法是采用您在配额分类账中估算的可疑或无法收回的应收账款的价值，并从应收账款分类账中减去总额中的值。新总额创建了一个称为“可变现净值”或“应收账款净额”的数字，并代表您实际期望收取的欠您的应收款项。
提示
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随时汇总您的应收账款，以查看贵公司应收账款的总价值。使用此信息作为参考，以避免在您尚未收集的短期内花费太多资金。
作为估算不良应收款的准备方法的替代方法，您可以使用一种称为直接注销的更简单的方法。在这种方法中，一旦您认为不良收入，您只需将不良应收款记入其全部价值，并在您的费用帐户中创建相应的借方分录。对于税务目的而言，这比使用允许方法更容易，并且涉及更少的数据输入，但功能更少且灵活性更低。津贴方法通常是优选的。
