员工可能需要为您工作的证明有几个原因。通常，这是因为有人 - 例如房东 - 希望确认您的员工有工作和稳定的收入。外国员工可能需要一封验证信才能获得签证。写这封信并不复杂，只要你小心不要泄露任何机密信息。
模板和表单
检查您的人力资源部门是否有用于验证信函的标准化模板。这是一种常见的做法，特别是在大公司。该模板使作者更快完成，而HR不必担心这封信说错了。如果该信件是为了使员工获得某种类型的政府福利，则所涉及的机构可能具有标准化的形式。由员工提交表格，然后填写表格。
保持正式
验证信不友好，也不是创意写作。这是纯粹的业务，因此请将其发送到您的公司信头上，以标准业务格式编写。像任何其他商业信函一样签名。主题行 - “Jane Doe的就业验证” - 让收件人知道该主题。该文本是您告诉收件人Jane Doe确实为您工作的地方，以及她的薪水，如有必要。在写信给移民局时，您可能还需要提供有关她为您工作多长时间以及她的工作职责的详细信息。
按照规则
请与您的人力资源部门核实可用的模板，以及它要求您遵循的任何程序。例如，在向员工发送员工信息之前，员工必须以书面形式对其进行授权，这可能是公司规则。将信件限制在您要求的事实中：如果信件没有要求提供工资信息，请不要提供任何信息。避免关于员工的个性或表现的副手评论，这些评论可能会让您感到困惑。
值得关注的事情
验证信件是常规的，但重要的决定 - 您的员工是否获得公寓或保险单？ - 可能取决于他们。不要只是摒弃答案：在将它们写在纸上之前，从公司记录中获取有关就业日期或工资的事实。 （在你发出之前校对这封信，或让人力资源部门这样做。当你的员工的工资是60,000美元时，造成50,000美元的错误可能会影响她是否得到了公寓。
