完成后，您的供应商，自由职业者和承包商的W-9表格不会过期。但是，IRS要求在更改特定信息时更换它们，包括名称，业务实体类型或纳税人ID号的更改。虽然美国国税局不要求，但您的企业可以要求更新W-9表格，以便维护服务提供商的准确记录。
提示
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W-9表格包含有关您企业服务提供商的重要税务信息，并且不会过期。但是，对信息的某些更改可能会导致需要新的W-9。
W-9的目的
企业使用IRS W-9表格收集非雇员服务提供者的纳税人信息。金融公司还使用W-9表格报告应付的利息和支付给客户的股息。表格上输入的信息将发送给美国国税局，以记录企业向自由职业者，独立承包商和供应商支付的款项，这些付款超过600美元，用于在一个日历年内完成的服务。美国国税局要求个人填写表格，包括姓名，地址，税号或社会安全号码和签名。要求供应商和独立承包商提供其业务名称，业务实体类型，员工识别号码和委托人签名。所有服务提供商必须说明他们是否免于或不免除备用预扣税。
何时需要新的W-9表格
为确保企业报告的收入与其服务提供商的纳税申报表上提交的信息相符，美国国税局要求在少数情况下更换现有的W-9表格。如果一个人的名字发生变化，例如婚后，则需要新的W-9;但是，更改地址不需要更换W-9。另一个原因是，如果一个企业从一种法律实体转变为另一种类型。例如，如果独资企业变更为LLC，则需要新的W-9表格。同样，从纳税人身份证号码到雇主身份证号码的更改需要更换表格。
备用预扣税的变化
美国国税局可以指示企业扣留支付给特定服务提供商的收入的一定百分比。这称为备用预扣税。资金被业务扣留并发送给美国国税局，原因可能包括纳税不足，税号不正确或未提供税号。当企业被命令为自由职业者，独立承包商或供应商发起备用预扣时，IRS需要新的W-9表格。替换表格必须表明备份扣除免于免除的变更。
