没有设置传真格式适合所有情况。但是，遵循一些一般准则将有助于传真的收件人在传真上快速查找信息。这些指南还将确保收件人在传真通过时不会出现任何问题，并确保在发送传真时避免出现问题。
保持传真长度不超过10到12页。许多小型办公传真机一次无法处理太多页面。大型传真还会占用与传真机共享的电话线。如果您必须发送超过10到12页，请将传真分成多个批次。告诉收件人您需要多个传真。
调整页边距或字体大小可帮助您减少页面数量。但是，请记住，较小的字体大小可能不太容易阅读，小的边距看起来不专业，如简历。至少使用11磅字体。
尽可能以商务信函格式写传真。如果可能，边距应在左侧和右侧一英寸，顶部和底部一英寸半。单个空格你的字母，段落之间的双倍间距。在称呼之前，在发件人和收件人的顶部包含日期行和地址块。发件人的地址块首先出现。
在传真上附上封面。封面页不必遵循某种布局格式，但它应包括发件人和收件人的联系信息，传真包含的页数以及说明传真内容的主题行。添加几行以获取有关传真的任何个人意见。联系信息可以包括个人和公司的名称，部门名称，地址，电子邮件地址和电话号码。求职信应易于阅读，以便收件人可以快速查找相关信息。
如果可能，请避免使用图形发送传真。他们花了太多时间发送和接收，他们浪费了大量的墨水。此外，由于打印质量差，它们在传真上通常不会显示得太好。
