呼叫者可以出于各种原因在您的语音邮件上留言。一些消息可能是对重要商业信息和联系人的友好提醒。您在语音邮件上说的话，无论是个人语音邮件还是商务语音邮件，都会对您从呼叫者收到的信息起到重要作用。您应始终在语音邮件中包含一些基本信息。
传出消息
留下传出消息应该做的第一件事是识别您的姓名，组织和电话号码。你应该做的第二件事是解决你的可用性。例如，您可能想要说您不在，并给出您将返回的时间和日期。最后，详细说明您希望在语音邮件上返回的信息类型，例如姓名，公司，号码和可能的消息。一个典型的传出语音邮件听起来像这样：“我是Bob Smith与Sampson，Inc。的联系人，电话号码是555-555-5555。我今天下午4点才能上班，但请留下您的姓名，公司和电话号码，我会及时回复您的电话。谢谢。“记得简短，并给来电者提供清晰，简明的指示。
避免问题
呼叫者有时可以拨错号码。如果不在外发邮件中说明您的姓名，组织和电话号码，您通常会收到不适合您的邮件。通过陈述此信息，您可以确保呼叫者知道他们已经到达正确的人或拨打了正确的号码。您可能会或可能不想鼓励您的来电者留言。如果您不鼓励他们留言，您将难以判断电话的重要性。如果您收到大量语音邮件，则这些邮件对于确定要立即返回的电话以及如何准备回拨电话非常重要。如果您确实鼓励消息，则应要求呼叫者简短或总结消息。具有长消息解释的语音邮件可能变得麻烦或不必要，从而浪费您的时间。
添加电子邮件，社交媒体
由于通过社交媒体分享了如此多的信息，因此您应该考虑在外发邮件中添加在线联系信息。离开社交媒体联系人的挑战是让来电者了解将其留在哪里。它可能要求您拼出您的名字，而不是假设打电话者知道。如果您希望呼叫者在您的电子邮件地址留言，您可能想说“您可以在Sampson dot com留下Bob Smith的电子邮件地址”或“您可以在bobsmith留言在sampson dot com。“使用你最好的判断，但拼出你的名字和你公司的名字可以让来电者获得正确的信息。提及URL地址（例如Facebook或Twitter）并不是一个好主意，因为这些地址可能令人困惑。如果您认为这些是给您留言的最佳地点，请在留言中说：“您也可以在我的Facebook页面上留言。”
