普遍接受的会计原则概述了金融交易的会计规则。销售产品的公司通常使用产品样本向客户展示选项。这些样品可以由公司制造或购买。在这两种情况下，样品都有成本。根据GAAP，有多种允许的方法可以用于支付这些样本。
GAAP费用规则
根据GAAP原则，费用必须记录在包含相关收入的期间。如果费用不能直接与收入挂钩，则应在发生期间计入费用。为了支付费用，企业必须对其负法律责任。费用不一定必须支付，只是签约。例如，如果企业租用办公场所，即使尚未支付租金，每个月的租金也应在该月支出。对于产品样本，GAAP原则允许在公司购买或资本化时将样品立即付款，并将部分成本推迟到未来期间。
即时展示产品样品
尽管产品样本可能会在几个会计期间甚至几年内使用，但GAAP允许它们在最初购买时计入费用。这是因为样本通常不能直接与相关收入匹配。许多客户和潜在客户可能会查看样本。有些可能会购买，有些可能不会。通过样本交付，公司可以在发生时确认成本，而不是试图确定费用属于哪个未来期间。要计算费用，请在损益表上借记样品或供应品，并将银行或应付帐款存入贷方，具体取决于样品是否已付款。
资本化产品样本
如果产品样本可以追溯到特定销售，则可以将其资本化，然后在相关收入期间计入费用。例如，如果在5月份为特定客户创建了定制木材装饰样品，公司可以将账面上的成本资本化，并在客户9月份进行购买时将其花费。初始会计分录是现金或应付账款的贷方和预付费用的借方。当费用计入费用时，预付费用帐户将被记入贷方，样本或供应帐户将被记入借方。
过时的样品
如果公司选择将产品样本资本化并在未来期间或多个期间支付费用，则必须定期审查它们以确保它们仍然可用。如果资本化的产品样本已经过时或者公司不再使用，则必须在该期限内注销。如果样品损坏且无法再使用，也是如此。
