书面客户投诉可能是您可能遇到的最严重的客户问题。客户拿起电话和投诉几乎没有时间，但实际上坐下来写下她的担忧需要时间和精力。这个客户为您提供了最好的机会来扭转局面，将愤怒的人变成一个快乐和满意的回头客。
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将基本客户服务规则应用于此情况，就像在任何其他情况下一样。聆听客户的意见，询问他希望您做些什么来解决问题，并做出满足客户需求的方法。
通过仔细阅读信中的每个单词来倾听客户的意见。如果这个人生气，她可能没有多大意义，但在大多数情况下，她的问题会很明显。无论是糟糕的产品还是糟糕的客户服务，都要确定该客户出了什么问题。
了解该客户希望如何做到这一点。在大多数情况下，信中的措辞会显而易见。他正在要求免费产品，或者他想知道你将如何处理一个粗鲁的收银员。如果可能的话，在联系他之前确定每个客户问题的具体解决方案。
无论如何，让客户满意。如果她在用餐时遗漏了一个副食品，请提供一顿免费餐。如果团队成员出现问题，请记下为重新培训该特定员工而采取的步骤。超越此人的正常客户服务。
如果你有的话，在公司信笺纸上用文字，礼貌和礼貌的方式回复。向客户保证问题正在处理中，详细说明问题的处理方式，并添加要约以提供额外的价值。例如，如果您在餐厅工作，请告诉客户下次她进来时您会免费赠送甜点。
警告
如果您在食品服务行业工作且您的客户声称食品使她或其家人生病，请不要以书面形式回复，除非让她知道您正在联系卫生部门。保存所有信件并将复印件提供给卫生部门。书面答复可用于针对贵公司的诉讼，因此在做出任何法律裁决之前，不得以书面形式向客户承认。
